1099 Règles de remboursement des frais d'un sous-traitant

Les entrepreneurs indépendants, les consultants et les pigistes doivent faire face à de nombreux défis professionnels, notamment apprendre à maîtriser des règles fiscales compliquées. Le remboursement de dépenses d’entreprise valables n’est généralement pas imposable pour l’entrepreneur, dans la mesure où il respecte les règles de la comptabilité et de la comptabilité.

Les sous-traitants indépendants agissent souvent comme leurs propres conseillers en fiscalité dans la navigation dans les règles des déductions et des remboursements d’entreprises.

Entrepreneurs vs employés

Les entrepreneurs indépendants diffèrent des employés aux fins de l'impôt. En général, l'IRS examine quelle partie contrôle en fin de compte le produit du travail et qui est le décideur pour déterminer si une personne est un employé ou un sous-traitant, bien qu'il puisse prendre en compte tous les faits et circonstances pertinents. Les entrepreneurs reçoivent les honoraires convenus pour les services fournis au client, sans aucune retenue à la source aux fins de l’impôt. Les entreprises qui paient à un entrepreneur indépendant 600 $ ou plus pour des services fournis au cours de l'année doivent fournir à l'entrepreneur un formulaire 1099-MISC au plus tard le 31 janvier de l'année suivante. Les clients peuvent rembourser aux entrepreneurs des dépenses professionnelles raisonnables, mais cela implique un important volume de dépenses, ce qui indique à l'IRS qu'un entrepreneur était en fait un employé aux fins de l'impôt dans la Décision n ° 55-144.

Comptabilité adéquate

Pour se faire rembourser les dépenses engagées pour le compte d'un client, le contractant fournit une facture avec une comptabilité adéquate des dépenses pour le client. En règle générale, une comptabilité adéquate comprend une liste détaillée des dépenses et des recettes si le client le demande. En supposant que le client rembourse des dépenses professionnelles valables, le contractant ne déclarera pas le remboursement en tant que revenu et ne déduira pas les dépenses en dépenses professionnelles. Le remboursement ne sera pas indiqué sur le formulaire 1099-MISC de l'entrepreneur.

Comptabilité inadéquate

Si l'entrepreneur néglige de fournir une liste détaillée des dépenses de l'entreprise au client, le remboursement, s'il est versé, est inclus dans le revenu de l'entrepreneur sur le formulaire 1099-MISC. En supposant que l’entrepreneur tienne un registre suffisant des dépenses, il peut déduire ces dépenses à l’annexe C du formulaire 1040.

Tenue de dossiers

Le contribuable qui demande la déduction - l'entrepreneur ou l'employeur - doit justifier les dépenses de l'entreprise. Conservez les reçus ou les enregistrements de dépenses, tels que les chèques annulés ou les relevés de carte de crédit. En outre, documentez les détails de chaque dépense, y compris l'objectif commercial et les parties impliquées, par exemple les participants à un repas. Enregistrez également la date des dépenses; l'endroit où la dépense a été engagée, y compris le lieu et la ville s'il s'agit d'une dépense de voyage; et une liste détaillée de chaque dépense.

Sous-traitants

À l'occasion, des entrepreneurs indépendants embauchent des sous-traitants pour effectuer certaines tâches qui peuvent être classées comme employés ou entrepreneurs aux fins de l'impôt. Dans ces cas, les contractants d'origine deviennent des employeurs et doivent adhérer aux mêmes règles régissant le remboursement des frais, mais dans une perspective différente.