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Vous pouvez prépayer les services de temps à autre, éventuellement pour obtenir une meilleure offre sur le travail, ou peut-être parce que cela fait partie des conditions d'une offre de planification des services à l'avance. Parfois, lorsque vous faites cela, des problèmes surgissent et les services ne sont pas terminés comme prévu. Dans ce cas, vous devrez peut-être écrire une lettre au fournisseur de services ou à l’entrepreneur pour lui demander de vous rembourser. Écrire une lettre dans ce type de situation inconfortable requiert tact et talent.
Étape
Écrivez votre lettre sous forme papier. Bien que le courrier électronique soit un moyen de communication populaire et rapide avec les particuliers et les entreprises, il se peut qu'il ne réponde pas aux exigences légales en la matière. Les lettres sur papier et les lettres envoyées ont également tendance à être plus efficaces pour communiquer exactement ce qui a mal tourné et ce que vous recherchez pour remédier à la situation.
Étape
Composez votre lettre au format commercial en bloc, où toute la lettre est justifiée à gauche, ou chaque ligne écrite se trouve même à gauche de la page. Commencez par le haut avec la date, puis déplacez-vous pour écrire votre nom et votre adresse. Déplacez-vous de quelques lignes et écrivez l'adresse de la personne à qui vous envoyez la lettre. Descendez quelques lignes et écrivez votre message d'accueil. Saluez la personne par son nom et éloignez-vous de "Cher Monsieur" ou "À qui de droit."
Étape
Écrivez clairement, en utilisant un langage professionnel et clair. Utilisez des termes simples, faciles à comprendre, et faites une demande directe de remboursement, en indiquant la raison que vous demandez. Incluez toute information pertinente, telle que la date à laquelle le travail devait être commencé et terminé. Indiquez également tous les efforts que vous avez déployés pour contacter la personne afin de prendre des dispositions pour que le travail soit effectué. Faites en sorte que la lettre soit amicale et professionnelle et évitez le langage dur ou le jargon professionnel.
Étape
Dites exactement ce que vous recherchez dans la lettre. C'est un appel à l'action. si vous voulez un remboursement de 200 $, alors dites-le. Indiquez une date à laquelle vous communiquerez avec l'entreprise si vous n'en avez pas entendu parler. Donnez de nombreuses informations de contact pour vous-même et indiquez quelle est votre méthode de contact préférée. Relisez attentivement votre lettre, en effectuant une vérification orthographique sur la lettre si vous utilisez un ordinateur. Indiquez une date à laquelle vous vous attendez et indiquez clairement que vous appellerez si vous ne le faites pas.