Table des matières:
- Dépenses d'entreprise des employés
- Plans responsables et non responsables
- Émission de chèques dans le cadre d'un plan comptable
- Traitement de la paie pour les régimes non imputables
L'Internal Revenue Service permet aux employeurs de rembourser aux employés les dépenses professionnelles engagées dans leur travail. Dans un régime comptable, ces remboursements de dépenses sont exempts d'impôt pour l'employé. S'il s'agit d'un régime non comptable, les paiements sont considérés comme des salaires. Si les remboursements sont effectués sur la masse salariale, cela signifie qu'ils font partie d'un régime non comptable et que l'employé paiera des impôts sur les remboursements.
Dépenses d'entreprise des employés
En tant que représentants de l'entreprise, les employés ont tendance à engager des dépenses tout en travaillant. Conduire pour rencontrer un client, ramasser des fournitures de bureau ou emmener un client à déjeuner sont tous des frais professionnels qui peuvent être remboursés par l'employeur. Pour documenter et justifier les dépenses, les employés doivent conserver des copies des reçus lors de leurs achats professionnels. L'IRS permet aux employeurs de rembourser leurs employés par kilomètre parcouru en voiture. Ainsi, les employés peuvent tenir un journal détaillé des déplacements professionnels au lieu de faire des économies sur les factures d'essence.
Plans responsables et non responsables
Lorsque les employeurs remboursent aux employés leurs dépenses de travail, ils le font en vertu d’un régime comptable ou d’un régime non comptable. Un plan comptable est un plan dans lequel l’employé fournit une documentation opportune des dépenses et renvoie tout remboursement excédentaire. L'employeur vérifie que la dépense avait un lien professionnel et conserve une copie de la documentation. Dans un régime comptable, le remboursement des dépenses n'est pas un revenu. Au lieu de cela, il s'agit d'un remboursement de vos dépenses en franchise d'impôt pour l'employé.
Émission de chèques dans le cadre d'un plan comptable
Si vous avez un plan comptable, les remboursements de dépenses ne doivent pas être traités par la paie. Demandez plutôt aux employés de rassembler périodiquement la documentation relative aux dépenses, puis émettez un chèque de remboursement. Ces paiements doivent être enregistrés en tant que dépenses de l'entreprise. Par exemple, si vous réduisez un chèque de remboursement de kilométrage à un employé de 50 $, celui-ci doit être enregistré en tant que dépense de kilométrage. Votre entreprise pourra déduire ces dépenses de sa déclaration de revenus, alors conservez des copies des formulaires de kilométrage et des reçus pour justifier les dépenses.
Traitement de la paie pour les régimes non imputables
Si l'employeur ne suit pas les règles d'un régime comptable, il fonctionne selon un régime non comptable. Parfois, un employeur met en œuvre à bon escient un plan non comptable pour minimiser la tenue des dossiers. Par exemple, une entreprise peut choisir de donner 500 dollars à ses employés pour couvrir les dépenses de nourriture et de kilométrage lors d'une formation professionnelle annuelle et ne pas exiger de reçu. Dans ce cas, les remboursements de dépenses sont en réalité considérés comme un salaire et les employés paieront des taxes sur ceux-ci.
Étant donné que ceux-ci sont considérés comme des salaires, les remboursements de dépenses dans le cadre d'un régime non comptable devraient être traités par la paie. De cette façon, l'employeur peut retenir des taxes fédérales, étatiques et sociales. À la fin de l'année, les remboursements de dépenses seront déclarés comme salaires dans le formulaire W-2 de l'employé.