Table des matières:
L'organisation de vos documents gardera non seulement vos fichiers importants à portée de main, mais les protégera également s'ils sont correctement stockés. Personne n'aime le sentiment de parcourir des documents, de jeter des feuilles de papier parce que vous ne pouvez pas trouver cet important relevé bancaire. Une fois vos documents organisés et classés, la recherche de vos fichiers importants est simple et rapide.
Étape
Calculez le nombre de dossiers, classeurs et séparateurs d'onglets dont vous avez besoin. Cela dépend du nombre de catégories de classement que vous avez. Il est préférable d’acheter ces fournitures après avoir créé vos catégories de classement afin de savoir exactement le nombre de dossiers dont vous avez besoin.
Étape
Désignez une surface au sol ou une grande table pour constituer les piles de tous vos documents. L'organisation de vos documents est un processus et, par conséquent, vous souhaitez désigner une zone dans laquelle vous pouvez créer les piles de vos documents triés et les y laisser si vous ne les terminez pas immédiatement. En fonction de la quantité de documents que vous avez, cela pourrait vous prendre un week-end ou, mieux encore, prendre au moins 10 à 30 minutes par jour pour organiser et classer vos documents.
Étape
Organisez vos documents en piles séparées en catégories de noms. Par exemple, les factures d'eau dans une pile et les relevés bancaires dans une autre (des piles distinctes pour chaque banque).
Étape
Faites une liste des différentes catégories nommées (sociétés ou noms de documents) que vous avez une fois que vous avez mis tous vos documents en piles séparées. Par exemple: Bank of America, facture d'eau, prêt automobile, State Farm Insurance, AAA, prêts étudiants, etc. Alphabétisez votre liste. Si tous vos documents sont stockés dans un classeur dans l'ordre alphabétique, il sera plus facile pour vous de retrouver vos documents.
Étape
Ecrivez chacun de vos noms de catégories sur l’onglet du dossier ou sur un papier séparé avec des onglets que vous séparez, puis insérez-le dans l’onglet Dossier suspendu.
Étape
Placez tous vos dossiers dans le classeur par ordre alphabétique. Commencez à classer vos piles de documents. Lorsque vous classez les documents dans leurs dossiers appropriés, organisez-les dans l'ordre chronologique, en commençant par le plus récent. Renseignez-vous auprès des lois fédérales et des États concernant le délai de conservation de certains documents importants. Certains documents, tels que les contributions à l'IRA, doivent être conservés en permanence.
Étape
Gardez une copie de sauvegarde des documents importants - ou si vous souhaitez simplement avoir les documents de l'année sous la main (par exemple, à des fins fiscales) - en créant des cahiers dans lesquels vous pourrez archiver des copies de vos documents. En fonction du nombre de documents que vous avoir, séparez vos documents en catégories, tels que les documents bancaires, les factures et les investissements. N'oubliez pas d'étiqueter vos séparateurs d'onglets pour que tout le contenu de votre classeur soit facilement accessible. Mettez une liste des catégories d'onglets à l'avant de votre classeur. Vous pouvez également numériser tous vos documents importants et conserver des copies électroniques en tant que sauvegarde.