Les grands livres ne font que créer des enregistrements de crédits et de débits. Nous utilisons un grand livre chaque fois que nous inscrivons des chèques ou des dépôts dans nos chéquiers ou des dépôts et des retraits dans un livret d'épargne. Certaines personnes tiennent un livre de ménage. D'autres tiennent des grands livres pour les petites entreprises ou les sociétés internationales. Bien que l'informatisation ait simplifié le travail du comptable d'entreprise, elle peut également s'appliquer aux finances du ménage. Les grands livres informatisés sont disponibles en tant que freeware ou shareware, ainsi que les packages professionnels disponibles à l'achat. Les tablettes de grand livre sont disponibles dans tous les magasins de fournitures de bureau et dans la plupart des papeteries.
Les grands livres contiennent au moins cinq colonnes, utilisées pour la date, les détails, le crédit, le débit et le solde. La colonne de détail est utilisée pour le nom du bénéficiaire ou de la source de revenu et les notes éventuelles. Le revenu ou la dépense est enregistré dans la colonne crédit ou débit (en laissant l’autre colonne vide) et un total cumulé est entré dans la ligne du solde. Des colonnes peuvent être ajoutées pour indiquer le revenu imposable ou les dépenses déductibles. Les grands livres devraient être conservés pendant une certaine période - une semaine ou un mois - en fonction du nombre de transactions effectuées. À la fin de la période, les débits et les crédits sont additionnés et le solde final est vérifié en ajoutant les crédits et en soustrayant les débits du solde d'ouverture. Le solde final est "reporté" comme solde d'ouverture sur le grand livre pour la période suivante. Veillez à marquer chaque feuille de votre livre avec un titre (livre des ménages, nom de l’entreprise), les dates de la période couverte par la feuille et les en-têtes des colonnes. S'il faut plus d'une page pour couvrir une période d'activité, veillez à bien marquer les numéros de page pour le nombre total de chaque page.
Les comptables utilisent les registres pour préparer les bilans, suivre les revenus et les dépenses pour les déclarations de revenus et préparer les budgets. Pour utiliser le grand livre à cet effet, ils attribuent des numéros de compte à chaque groupe d’actifs et de passifs. Un numéro de compte distinct peut être attribué à: le revenu de chaque source, le loyer, les paiements d’emprunt hypothécaire et de prêt, les baux d’ordinateur, les frais de scolarité ou tout type de revenu ou de dépense pour lequel vous pourriez avoir besoin d’un total à la fin de l’année. La numérotation des comptes facilite la collecte de données pouvant être utilisées pour calculer les taxes ou établir des budgets. À l'aide de votre grand livre, vous pouvez préparer un budget pour votre entreprise et votre foyer, vous permettant de prévoir les dépenses à planifier et le type de revenu auquel vous pouvez vous attendre. Conservez des registres séparés pour les comptes professionnels et personnels afin de garder une trace de l'argent et de conserver des registres complets pour votre comptable.