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Les budgets de postes individuels aident les entreprises, les entrepreneurs et les chefs de ménages à suivre et à contrôler les fonds, revenus et dépenses disponibles, par type. L'outil de comptabilité peut être créé pour refléter les différences d'une année sur l'autre entre les mêmes types de dépenses ou pour faire la différence entre le budget et les dépenses pour une seule année. Vous pouvez également utiliser l'outil de comptabilité pour calculer et surveiller les charges courues ou prévues.
Étape
Ouvrez une nouvelle feuille de calcul à l'aide d'un logiciel tel que Microsoft Excel. En haut de la feuille de calcul, tapez les en-têtes de champ. Dans le champ, colonne A et ligne 1 (A1), tapez "Type de dépense". Dans le champ B1, tapez "Dépenses actuelles". Dans le champ C1, tapez "Dépenses de l'année précédente". Dans le champ D1, tapez "Budget de l'année en cours". Dans le champ E1, tapez "Dépenses restantes pour l'année en cours" et dans le champ F1, tapez "Année en cours par rapport à l'année précédente".
Étape
Sous le champ "Type de dépense" et sur des lignes distinctes, répertoriez chaque type de dépense sur lequel vous prévoyez dépenser de l'argent pour l'année. Les types de dépenses par type d'élément incluent "salaire", "autres dépenses de personnel" (y compris les taxes et les paiements d'assurance maladie), "voyages et divertissements", "fournitures de bureau", "formation" et "marketing et promotion". Répertoriez les éléments les uns après les autres sur des lignes distinctes, en partant de la colonne A et de la ligne 2 (A2) jusqu'à A7 ou le nombre d'éléments de ligne distincts pour lequel vous aurez des dépenses.
Étape
Définir les limites. Passez au champ D1, "Budget de l'année en cours". En commençant par le champ D2, remplissez cette colonne avec les dépenses maximales autorisées pour chaque "Type de dépense". Par exemple, pour le type de dépense "Salary", pour trois employés gagnant 50 000 USD par an, vous devez indiquer un budget total de 150 000 USD. Descendez dans la colonne de la feuille de calcul et renseignez le budget annuel total pour chaque type de dépense.
Étape
Remplissez les dépenses de l'année précédente. Passez au champ C1, "Dépenses de l'année précédente". Dans cette colonne, indiquez le montant total dépensé pour chaque type de dépense pour l'année précédente, en commençant à la zone C2.
Étape
Au début de chaque mois, indiquez le montant exact que vous avez dépensé pour chaque type de dépense d'élément de ligne. Mettez à jour le total des dépenses actuelles, en commençant à la zone B2, pour les différents types de dépenses chaque mois de l'année. Par exemple, pour le type de dépense "Salary" en janvier, vous devez renseigner 12 500 $. En janvier, si vous dépensiez 150 USD en papier, 75 USD en timbres et 280 USD en toner, le total des dépenses actuelles pour "Fournitures de bureau" serait de 505 USD.
Étape
Surveiller les dépenses actuelles par rapport aux budgets établis. Créez une formule dans le champ E2 sous "Dépenses restantes pour l'année" pour soustraire automatiquement le "Dépense en cours", champ B2, du champ "Budget de l'exercice en cours", D2. Si vous utilisez Microsoft Excel pour créer votre feuille de calcul budgétaire, la formule ressemblera à ceci: "= D2-B2". Copiez et collez cette formule dans la colonne E jusqu'à ce que vous ayez rempli la formule pour tous les types de dépenses de la feuille de calcul.
Étape
Créez une formule dans le champ F2, "Dépenses de l'année en cours par rapport aux dépenses de l'exercice précédent", afin de contrôler la gestion de votre budget de l'année en cours, champ B2, par rapport à votre gestion du budget de l'exercice précédent, champ C2. Si vous utilisez Microsoft Excel, la formule ressemblera à ceci: "= C2-B2". Copiez et collez cette formule dans la colonne F jusqu'à ce que vous ayez rempli la formule pour tous les types de dépenses de la feuille de calcul.