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Si vous vous retrouvez en conflit avec une entreprise ou un fournisseur de services et que vous ne pensez pas devoir payer cette facture, il est essentiel de laisser savoir à l'autre partie pourquoi. Écrire une lettre enregistre tout dans le dossier et évite la confusion qu'un appel téléphonique peut créer si le problème se retrouve plus tard devant les tribunaux. Soyez clair, professionnel et concis dans votre lettre de refus de payer, décrivant le problème et les raisons pour lesquelles vous agissez.
Étape
Formatez votre document en tant que lettre commerciale adressée au propriétaire de la société, à votre responsable de compte ou au service spécifique avec lequel vous avez un différend. Assurez-vous que le destinataire a le pouvoir de réagir, car c'est une perte de temps que de l'envoyer à une personne qui n'a pas le pouvoir d'annuler la facture, même si elle le souhaite.
Étape
Décrivez la transaction en question. Soyez précis sur l'heure et la date, le personnel avec lequel vous avez interagi et la nature de l'accord. Par exemple, vous remarquerez peut-être que «dans l’après-midi du 21 mai, j’ai pris place à votre hôtel, situé au 300, rue Main. Toby, l’agent qui a pris ma réservation, m’a assuré que, pendant la construction, dans ma était apte à l'occupation."
Étape
Indiquez le problème spécifique à l'origine de votre refus de payer pour le produit ou le service convenu. Détaillez en quoi ce que vous avez reçu ne correspond pas aux attentes convenues. Si le produit que vous avez commandé a été présenté de manière erronée par le vendeur et qu'il ne possédait pas les fonctionnalités dont vous aviez besoin, par exemple, incluez ces informations. Si un hôtel s'est présenté comme un établissement cinq étoiles uniquement doté d'un toit qui fuit au lieu d'un toboggan, indiquez-le dans la lettre.
Étape
Notez tous les efforts que vous avez déjà déployés pour résoudre le problème. Encore une fois, des détails spécifiques sont utiles. Dire «j'ai appelé une douzaine de fois» peut sembler exagéré, mais citer les dates et les heures des appels permet de créer un enregistrement plus convaincant.
Étape
Incluez votre historique avec la société en question. Ne passez pas trois pages à détailler chaque transaction, mais une phrase ou deux traitant de votre relation historique peut être utile. Si vous êtes client depuis des années, votre requête sera crédible.
Étape
Fermez en répétant que vous ne paierez pas le montant en question et demandez la confirmation que les éléments ont été supprimés de votre compte. Demander une confirmation par écrit.