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Une association de propriétaires (HOA) est une organisation chargée de l'entretien général et de la maintenance des parties communes d'un lotissement résidentiel. La HOA peut être gérée par une société de gestion ou par le promoteur immobilier, mais est généralement remise aux résidents une fois le développement achevé. Une HOA est tenue de tenir des livres de comptabilité qui reflètent avec précision les cotisations perçues, les types de dépenses engagées, les soldes des réserves pour les projets spéciaux et divers autres éléments. Un système de comptabilité de base peut être mis en œuvre sans trop de difficulté.
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Logiciel de comptabilité des achats sur mesure pour une HOA si vous ne possédez pas déjà de logiciel. Vous n'êtes pas obligé d'utiliser un logiciel HOA spécifique si vous possédez déjà un autre logiciel de comptabilité. Condo Manager et TOPS sont des fournisseurs de logiciels spécialisés dans les besoins en comptabilité HOA, alors que Quickbooks est un logiciel financier général pouvant être utilisé pour répondre aux exigences de base de la comptabilité HOA. Terminez le didacticiel et lisez les manuels fournis avec le logiciel que vous avez acheté pour comprendre comment configurer votre HOA dans le système.
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Assurez-vous de bien comprendre les exigences de comptabilité HOA. La California Association of Homeowner's Associations est une bonne ressource pour en savoir plus sur les exigences de base en matière de HOA.
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Établissez une convention de dénomination cohérente pour vos numéros de compte avant de commencer à les saisir. Par exemple, vous pouvez décider que tous les comptes d'actif commencent par le nombre "1", "comptes de passif" 2, "comptes de produit" 3, "comptes de charges" 4 "et comptes d'équité" 5 ".
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Créez les comptes que vous utiliserez dans le système logiciel. Les comptes d'actif de base dont vous aurez besoin sont les suivants: trésorerie, vérification, comptes à recevoir, dépenses reportées et immobilisations. Pour les comptes de passifs, vous aurez besoin des comptes créditeurs, des revenus reportés et des prêts. Les comptes de revenus incluront les cotisations et les intérêts créditeurs. Les comptes pour la plupart des dépenses sont les services publics, l’assurance, la maintenance, la conservation, les intérêts, les frais, les taxes et les frais de réserve. Enfin, les bénéfices non répartis et les réserves comprendront les comptes de capitaux propres. Chaque HOA a des besoins spécifiques, mais cette liste de comptes fournit une base solide pour commencer à saisir des transactions et peut être réalisée à l'aide de n'importe quel logiciel HOA ou logiciel de comptabilité financière générique.
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Effectuez la saisie du solde d'ouverture dans votre nouveau système logiciel. Cette entrée est faite avant d’effectuer vos entrées standard quotidiennes. Cette entrée ne doit inclure aucun compte de produit ou de dépense. Par exemple, si la HOA a 1 000 USD en banque provenant d'anciennes cotisations de propriétaire, l'entrée sera simplement un débit pour 1 000 USD et un crédit de 1 000 USD pour les bénéfices non répartis. À ce stade, vous avez un bilan d'ouverture et êtes prêt à enregistrer les activités quotidiennes.
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Entrez vos numéros de budget pour chaque compte de produits et de charges. La méthode d’établissement des numéros de budget dépend du logiciel que vous utilisez. La budgétisation nécessite généralement d'établir un grand livre distinct de celui que vous utilisez pour enregistrer l'activité quotidienne de votre HOA. Lisez la section correspondante du manuel de votre logiciel pour comprendre les spécificités de la création de budgets dans votre système logiciel.
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Apprenez à exécuter les rapports de base fournis avec votre logiciel. Les rapports les plus élémentaires sont Bilan, Compte de résultat, État des flux de trésorerie et Budget par rapport aux résultats. Ceux-ci devraient être livrés avec n'importe quel logiciel financier que vous utilisez.