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Si vous avez déjà effectué un travail indépendant aux États-Unis, vous avez probablement déjà vu un formulaire 1099 - Recettes diverses. Ce sont les documents qui arrivent dans votre boîte aux lettres à la fin de janvier ou au début de février chaque année, ce qui vous donne ce dont vous avez besoin pour commencer votre déclaration de revenus. Si vous exploitez une entreprise qui utilise des pigistes, vous apprenez trop vite quelle est la responsabilité de l'employeur pour ces formulaires, car vous devez en envoyer un à chaque entrepreneur indépendant qui a gagné plus de 600 $ en travaillant pour vous au cours d'une année donnée.
Formulaires fiscaux d'État et fédéraux
Lors de la préparation et de l'envoi du 1099, assurez-vous que tous les documents requis sont inclus. Une partie du formulaire est la copie B, désignée par le destinataire pour être conservée. Les préparateurs de déclarations retirent souvent cette partie et la mettent de côté, car ils se concentrent sur les copies destinées à l'IRS. La copie A est pour l'IRS et doit être déposée avec le reste des documents du contribuable. La copie 1 est destinée au service des impôts de l'État et la copie 2 est destinée à être soumise avec les impôts sur le revenu de l'État du destinataire, le cas échéant. La copie C, en revanche, est à conserver par l’employeur. Assurez-vous de conserver une copie de chaque 1099 que vous déposez chaque année au cas où votre entreprise serait auditée par l'IRS.
Détails de la soumission
Chaque mois de janvier, examinez vos archives et identifiez les entrepreneurs indépendants à qui vous avez versé 600 USD ou plus au cours de l'année précédente. Vous avez jusqu'au dernier jour de janvier ou le lundi suivant, si le 31 janvier tombe une fin de semaine, pour poster les formulaires à ces entrepreneurs. Dans les jours qui précèdent l’échéance, vérifiez auprès de chaque intervenant que vous avez la bonne adresse au dossier.
Si vous avez payé vos entrepreneurs par voie électronique, vérifiez auprès de ce service si vous devez envoyer un formulaire 1099 à vos employés. PayPal, par exemple, émet le formulaire 1099-K - Transactions de carte de paiement et de réseau tiers à tout destinataire de paiements bruts supérieurs à 20 000 USD ou de 200 paiements totaux ou plus. Si tel est le cas, vous recevrez une copie du formulaire de ce travailleur. La responsabilité incombe finalement à l’employeur de faire le suivi et de s’assurer que tous les paiements sont déclarés.
Le temps des impôts peut être une source de difficultés pour les employeurs, qui doivent s'assurer qu'ils non seulement déclarent leurs propres transactions, mais que leurs employés et leurs entrepreneurs peuvent également déposer leurs impôts à temps. Si vous avez les bons formulaires en main, suivez les instructions et recevez-les par la poste avant la fin du mois de janvier. L'IRS peut souvent répondre aux questions des employeurs sur les formulaires fiscaux au 800-829-4933.