Comment convertir un 1099 en un W2

Au cours de la relation d'un employé avec un employeur, un reclassement du statut fiscal peut être nécessaire. Souvent, une entreprise embauchera des travailleurs sur une base contractuelle. Si la relation devient régulière et continue, l'entreprise peut avoir besoin de convertir le travailleur d'un entrepreneur indépendant en un travailleur salarié. Le fait de ne pas classer correctement un travailleur en tant qu'employé et de payer les charges sociales exigibles pourrait entraîner des pénalités pour l'entreprise. En cas de conversion, l’employeur et l’employé ont chacun certaines responsabilités.

Les entreprises utilisent des formulaires fiscaux standard pour se conformer aux exigences de déclaration.

Étape

Passez en revue les directives de l'Internal Revenue Service concernant le moment où un travailleur doit être traité comme un employé plutôt que comme un entrepreneur indépendant (voir Ressource 1). Identifiez tous les entrepreneurs qui ont travaillé pour vous et qui recevront un 1099 à la fin de l'année d'imposition et doivent être convertis en W-2 selon les mêmes directives.

Étape

Informez l'entrepreneur par écrit du besoin immédiat de le convertir en employé et des informations d'identification dont vous avez besoin pour effectuer ce changement. Documentez la date et l'heure de la création de ces enregistrements dans le dossier de l'employé. Utilisez un accusé de réception avec un affranchissement suffisant si vous envoyez la notification par courrier postal. Conservez le reçu du service postal américain dans vos dossiers comme votre "preuve d’envoi" légal.

Étape

Configurez un nouveau dossier d'employé dans votre base de données d'employés et votre système d'enregistrement. Classer l'entrepreneur qui est converti en salaire, exonéré de salaire ou non exonéré toutes les heures, en fonction du travail requis et du niveau de responsabilité de l'employé. Utilisez votre ordinateur et votre accès Internet pour consulter les lignes directrices du département américain du Travail, fondées sur la Fair Labor Standards Act (voir la Ressource 2).

Étape

Établissez un barème de rémunération correspondant au type de classification des employés réguliers de l’entrepreneur. Établissez des déclencheurs pour le paiement des heures supplémentaires après 40 heures de travail par semaine si le nouvel employé doit être un employé horaire.

Étape

Demandez au nouvel employé de remplir un formulaire W-4 fournissant des informations individuelles et des exemptions de taxe à calculer lors du calcul des retenues à la source sur la paie. Saisissez le nouvel employé dans votre base de données d’employés et votre système de chronométrage, selon vos besoins.

Étape

Générez un formulaire W-2 dûment rempli pour le nouvel employé avant le 31 janvier de l'année d'imposition précédente et indiquant les salaires, les impôts retenus et les autres informations requises sur le formulaire. Envoyez quatre copies à l'employé pour diverses exigences en matière de production de déclarations de revenus. Conservez une copie pour vos propres archives et envoyez-en une autre à l'Internal Revenue Service et aux autorités fiscales des États ou des municipalités, le cas échéant.