Table des matières:
- Exigences de remboursement du kilométrage
- Taux de remboursement
- Quel kilométrage compte
- Kilométrage non remboursé
Les entreprises peuvent rembourser aux employés les frais de kilométrage liés au travail et demander une déduction fiscale. Cependant, le kilométrage associé au trajet régulier de l'employé ne compte pas comme une dépense en kilométrage. Si un employé n’est pas entièrement remboursé pour ses frais de kilométrage, il peut réclamer la partie non remboursée à titre de dépense d’entreprise.
Exigences de remboursement du kilométrage
L'IRS fournit quelques lignes directrices pour les entreprises de rembourser les employés pour les frais de kilométrage. S'il est effectué correctement, le paiement n'est pas imposable pour l'employé et l'entreprise peut le déduire à titre de dépense. Pour demander la déduction, l'IRS exige que l'entreprise documente les détails de la dépense et vérifie que le voyage a été effectué à des fins professionnelles. Pour que le paiement soit non imposable pour l'employé, ce dernier doit documenter les dépenses liées au travail et restituer tout remboursement excédentaire qu'il reçoit.
Taux de remboursement
Le moyen le plus simple pour une entreprise de rembourser le kilométrage d'un employé consiste à utiliser le taux de kilométrage standard de l'IRS. Ce tarif est destiné à couvrir le coût moyen de l’essence, de l’entretien, des réparations, des assurances, des immatriculations et des amortissements. Le taux est de 56 cents par kilomètre parcouru à compter de 2015 et il est ajusté sur une base régulière. Alternativement, une entreprise peut décider de ne rembourser que des dépenses automobiles spécifiques, telles que la facture d'essence pour un voyage à l'extérieur de la ville. Il peut même choisir de ne pas rembourser le kilométrage.
Quel kilométrage compte
Pour que le kilométrage soit déductible, vous devez conduire ou voyager dans un but professionnel. Visiter un client, aller chercher des fournitures ou voyager pour une conférence sont des raisons valables de réclamer des frais de kilométrage. Cependant, l'IRS interdit spécifiquement aux employés et aux entreprises de déduire le kilométrage impliqué dans un trajet normal pour se rendre au travail. Pour en tenir compte, vous devez soustraire de votre kilométrage déclaré le nombre de miles nécessaires à votre trajet normal. Par exemple, supposons que votre domicile se trouve à 10 miles aller-retour de votre lieu de travail habituel. Au lieu d'aller à votre lieu de travail habituel, vous avez travaillé chez un client pendant une journée, ce qui représentait un trajet aller-retour de 30 miles. Le kilométrage effectué moins votre trajet normal (20 miles) est remboursable et déductible.
Kilométrage non remboursé
Si vous avez conduit pour le travail et que votre employeur ne vous a pas remboursé ou ne vous a remboursé que partiellement, vous pouvez demander une déduction fiscale sur votre déclaration de revenus personnelle. Les employés sont autorisés à déduire les frais de travail et d’affaires non remboursés sur le formulaire 2106. Malheureusement, la déduction est limitée. Diverses déductions détaillées, telles que les dépenses de personnel non remboursées, ne sont déductibles que dans la mesure où elles dépassent 2% de votre revenu brut ajusté.