Table des matières:
- Utiliser un format de lettre commerciale
- S'en tenir aux faits
- Fournir les informations requises
- Inclure la documentation à l'appui
L'annulation d'un contrat d'achat ou de service, d'un abonnement ou d'une adhésion par écrit est non seulement sage, mais peut également être nécessaire. Par exemple, vous devez envoyer une lettre d'annulation écrite pour un contrat couvert par la règle de réflexion de la Federal Trade Commission. Qu'elle soit obligatoire ou facultative, une lettre commerciale bien écrite clarifie votre intention et protège vos droits légaux.
Utiliser un format de lettre commerciale
Organisez la lettre comme vous le feriez avec toute correspondance commerciale. Indiquez votre adresse, la date, une ligne de référence et l'adresse du destinataire au-dessus de la salutation. Évitez d’utiliser une formule générique telle que «À qui de droit». Si vous n'avez pas de nom, appelez la société ou renvoyez le département avec une salutation telle que "Cher responsable de la relation client". Notez dans la lettre que vous incluez des pièces justificatives en ajoutant une ligne de pièce jointe juste en dessous de la clôture dans laquelle vous indiquez le nom de chaque document que vous envoyez avec la lettre. Utilisez un correcteur orthographique et relisez la lettre avec soin pour vous assurer qu'elle est exacte et sans erreur.
S'en tenir aux faits
Soyez poli mais ferme lors de la demande d'annulation. Bien que vous puissiez fournir une raison, la FTC affirme que cela n’est jamais une obligation d’annulation. Si vous donnez une raison, ne critiquez pas et n’insultez pas l’entreprise. Au lieu de cela, adoptez un ton objectif, professionnel et respectez les faits. Incluez les actions que vous attendez de la part de la société après réception de la lettre, telles que l’interruption des paiements bancaires ou de crédit mensuels automatiques. Par exemple, faites une demande telle que "Cette lettre a pour objet de vous informer que j'annule mon contrat à compter du 20 janvier 2015. Je m'attends à ce que vous ne facturiez plus de frais sur ma carte de crédit."
Fournir les informations requises
Incluez toute information, telle qu'un numéro de compte ou de fichier, dont l'entreprise pourrait avoir besoin pour vous identifier ou identifier votre compte. Joignez un chèque pour le paiement intégral si vous avez un solde impayé. Si l'annulation donne lieu à un remboursement, indiquez que vous attendez un remboursement dans un délai donné et spécifiez le montant. Sinon, incluez une déclaration telle que "J'attends un remboursement complet dans les 30 jours". Assurez-vous de demander également une confirmation d'annulation écrite par retour de courrier.
Inclure la documentation à l'appui
Protégez vos droits légaux avec des documents justificatifs qui vérifient l'achat et votre droit d'annuler. Par exemple, incluez une copie du contrat dans lequel vous mettez en surbrillance votre droit d’annulation et un reçu ou une copie d’un chèque encaissé. En guise de protection finale, la FTC recommande d'envoyer une lettre d'annulation par courrier certifié avec accusé de réception.