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Les charges payées d'avance sont le résultat de paiements en espèces avancés pour les dépenses qu'une entreprise engagera au cours de plusieurs périodes comptables à l'avenir. Les entreprises ajustent périodiquement leurs dépenses payées d’avance afin de refléter la partie des dépenses payées d’avance engagées au fil du temps. Si les dépenses payées d'avance ne sont pas ajustées, elles seront surestimées et les dépenses réellement engagées sous-estimées. Une fausse déclaration des dépenses payées d'avance et des dépenses engagées aura une incidence à la fois sur le bilan et sur le compte de résultat.
Frais payés d'avance
Les dépenses payées d'avance deviennent des dépenses engagées avec le temps ou par la consommation. Les frais payés d’avance comprennent, par exemple, les versements annuels d’assurance et les loyers d’affranchissement expirant avec le temps, ou les fournitures de bureau qui durent pour plusieurs périodes comptables et expirent en fonction des utilisations. Lorsque les entreprises achètent des dépenses payées d’avance, elles débitent les charges payées d’avance et créditent les espèces. Le montant initial des charges payées d’avance diminue au fur et à mesure que des parties des charges payées d’avance sont imputées aux charges réelles lorsqu’elles sont engagées dans le futur.
Actif du bilan
Une dépense payée d’avance n’est pas un poste de dépense comme son terme le suggère, mais plutôt un actif inscrit au bilan. Le débit des frais payés d’avance pour enregistrer les paiements anticipés des frais futurs augmente le solde du compte des frais payés d’avance en tant qu’actif. Au fil du temps, lorsque les entreprises ont recours à l’actif des charges payées d’avance pour couvrir les dépenses futures, le solde du compte des charges payées d’avance devrait diminuer en conséquence. Toutefois, sans aucun ajustement, le solde du compte reste inchangé, ce qui surestime la valeur des frais payés d’avance en tant qu’actif.
Compte de résultat
Les dépenses engagées au cours de périodes comptables futures sur les charges payées d'avance sont comptabilisées en tant que postes de charges dans le compte de résultat. Étant donné que les entreprises ont payé à l’avance les dépenses qu’elles engageront dans le futur, il n’y aura aucune transaction liée à l’exécution de dépenses au cours d’une quelconque période comptable. Sans une transaction commerciale accompagnée, les entreprises peuvent parfois oublier d’enregistrer et de déclarer une dépense après l’avoir engagée. L'omission de tels ajustements de dépenses sous-estime le montant des dépenses dans le compte de résultat.
Ajuster les entrées
Les entreprises utilisent des écritures d’ajustement à la fin d’une période comptable pour ajuster les dépenses payées d’avance et enregistrer les dépenses engagées. Les écritures d'ajustement sont une écriture de crédit sur le compte des charges payées d'avance au bilan et une entrée débitrice sur le compte de charges du compte de résultat. L'ajustement de crédit réduit le solde du compte des charges payées d'avance et l'ajustement de débit augmente les dépenses engagées. Avec les ajustements, les charges payées d’avance en tant qu’actif au bilan et les dépenses engagées et comptabilisées dans le compte de résultat sont correctement comptabilisées.