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Lorsque vous devez annuler un service ou un autre type d’accord, il est important de faire connaître votre intention de manière rapide et professionnelle. Il est également prudent de communiquer vos souhaits par écrit afin de créer un enregistrement permanent du message et de son acheminement vers votre destinataire. Assurez-vous de connaître vos droits et responsabilités avant de poursuivre. Ensuite, écrivez une lettre d’annulation qui communiquera efficacement vos désirs.
Étape
Vérifiez tous les accords ou contrats avant l'annulation pour vous assurer que vous êtes en droit d'annuler. Par exemple, de nombreux nouveaux contrats de services ou de biens doivent inclure une clause prévoyant un droit de résiliation de trois jours.Si cette clause ne s'applique pas à votre situation, vérifiez le libellé de l'annulation dans le contrat pour connaître les circonstances dans lesquelles vous pouvez annuler et le moment de votre annulation. Une fois que vous avez appris les conditions, adaptez votre demande d’annulation aux exigences du contrat.
Étape
Placez la date en haut de la lettre. Indiquez votre nom et votre adresse en tant qu’adresse de retour interne, un espace vide sous la date. Placez le nom de l'entreprise et le nom de toute personne de contact spécifique sous votre adresse de retour interne. Ajoutez une ligne d'objet avec votre numéro de compte ou de commande.
Étape
Ouvrez la lettre avec une directive pour annuler les services ou l'accord. Par exemple, vous pourriez écrire: "Conformément à mon droit d'annuler mon contrat d'achat de services de ménage, je vous écris pour vous informer que j'annule mon contrat."
Étape
Suivez la phrase d’ouverture avec un paragraphe pour justifier votre droit d’annulation. Si vous avez un contrat, reportez-vous à la section spécifique du contrat qui prend en charge votre droit de résiliation. Par exemple, vous pourriez écrire: "Selon la section 5b de mon contrat de service (copie ci-jointe), j’ai trois jours à compter de la date de ce contrat pour annuler mon service. Aujourd’hui, le 5 février est le jour deux." Un autre exemple pourrait être, "Selon la section 7a de mon contrat, après un an de service, j'ai le droit d'annuler avec un préavis de 30 jours".
Étape
Indiquez la date finale de signification, le cas échéant. Inclure des informations sur les paiements finaux, le cas échéant. Par exemple, vous pourriez écrire: "Veuillez considérer le 15 septembre comme la date limite de service, conformément aux termes de l'accord. Je verserai le paiement intégral pour le solde de mon compte après ce service. Je n'aurai pas besoin de vos services produits après cette date et je ne paierai plus aucun service ou produit."
Étape
Demander un remboursement pour les sommes versées, le cas échéant. Par exemple, si vous annulez un service pour lequel vous avez effectué un paiement anticipé, vous pouvez écrire: "Veuillez rembourser mon paiement de 583,75 USD à ma carte de crédit." Demander une confirmation écrite de votre directive d'annulation.
Étape
Fermez la lettre avec une clôture professionnelle telle que "Sincèrement" ou "Cordialement". Sautez quatre lignes et entrez votre nom dactylographié. Passez une ligne et faites référence à la copie de l’accord sous forme de pièce jointe.
Étape
Faites une copie de votre contrat ou accord. Entourez la clause ou la section qui s'applique à votre annulation. Signez la lettre et faites-en une copie à conserver dans vos dossiers. Placez la lettre originale dans une enveloppe avec la copie du contrat. Scellez l'enveloppe.
Étape
Postez la lettre certifiée avec un accusé de réception.
Étape
Faites un suivi de la lettre d'annulation en appelant la société si vous ne recevez pas de confirmation écrite de l'annulation dans les 30 jours.