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Une lettre soigneusement préparée est primordiale si vous souhaitez recevoir un remboursement pour un achat important comme une voiture. Votre demande de remboursement répond à la question fondamentale du service à la clientèle. Si le concessionnaire automobile valorise le service à la clientèle et que vous demandez légitimement un remboursement, il doit honorer votre demande.
Étape
Contactez le concessionnaire automobile. Expliquez la nature de votre appel et obtenez le nom de la personne chargée des problèmes de service à la clientèle, tels que les remboursements. Informez le concessionnaire de votre intention de demander un remboursement et pourquoi. Cela met l’entreprise en demeure, donc elle est au courant de votre réclamation. Faites preuve de tact si vous sentez que le fait de demander un remboursement peut potentiellement devenir litigieux. La dernière chose que vous voulez faire est de réduire vos chances de recevoir un remboursement en raison de mauvaises manières.
Étape
Utilisez un format commercial pour créer l’en-tête de votre lettre. Dans un format commercial, il s’agit de vos nom, adresse et date en haut de la page. Le titre devrait ressembler à ceci:
Votre nom Votre adresse postale Votre ville, votre code postal Votre adresse électronique (si vous en avez une) Date
Étape
Créez l’adresse interne, qui comprend le prénom et le nom de la personne à qui vous écrivez. L'adresse interne suit le même format que votre rubrique:
Prénom et nom de la personne à contacter chez le concessionnaire automobile Adresse postale Ville, État Code postal
L'espacement est important. Idéalement, il ne devrait pas y avoir plus de deux espaces entre l'en-tête et l'adresse intérieure.
Étape
Créez la salutation, à laquelle vous adressez la personne dans la lettre. La salutation standard est la suivante: "Madame, Madame, Nom complet:" Contrairement à une lettre amicale, veillez à utiliser le prénom et le nom de la personne dans une lettre commerciale, ce qui nécessite une salutation formelle.
Étape
Écrivez (ou tapez) le corps de la lettre. C'est là que vous faites valoir votre point principal. Séparez le corps de la lettre en trois parties: le début, le milieu et la fin. Présentez-vous en utilisant votre nom complet et pourquoi vous écrivez la lettre: demander un remboursement. Ne mettez pas en retrait, car les lettres commerciales suivent un format de bloc.
Étape
Adresse pourquoi vous méritez un remboursement dans la partie centrale du corps de la lettre. C'est une lettre persuasive, professionnelle et passionnée. Indiquez la raison pour laquelle vous estimez mériter un remboursement après votre introduction. Demander simplement un remboursement sans explication fera très probablement tomber dans l'oreille d'un sourd. Incluez toutes les informations pertinentes et des copies des documents justificatifs, telles que les noms des personnes avec lesquelles vous avez parlé et votre facture. Terminez le corps de la lettre en remerciant la personne de contact et indiquez votre numéro de téléphone et le meilleur moment pour vous joindre.
Étape
Fermez la lettre avec "Sincèrement," et signez votre nom au bas de la lettre. Si vous avez tapé la lettre, tapez également votre nom complet sous votre signature.