Table des matières:
- Numéro d'identification de contribuable individuel
- Statut de citoyenneté
- Statut de retenue de sauvegarde
- Responsabilité
Certaines entreprises exigent que vous soumettiez chaque année un formulaire W-9, Demande de numéro d’identification du contribuable et attestation, mais la plupart ne le font pas. Les contractants indépendants ont la possibilité de déposer un formulaire W-9 chaque année pour tenir à jour les archives du contrat, mais ce n'est pas toujours nécessaire. Cela peut prêter à confusion, surtout si les circonstances de votre travail ou de votre vie ont récemment changé, car certaines modifications nécessitent que vous remplissiez un nouveau formulaire. La plupart de ces changements sont rares et ne surviennent que dans des conditions spécifiques.
Numéro d'identification de contribuable individuel
L'Internal Revenue Service ou la Social Security Administration attribue à tous les citoyens un numéro d'identification individuelle du contribuable, ou ITIN. Pour la plupart des employés et des entreprises individuelles, l'ITIN est le numéro de sécurité sociale. Si votre statut change - d'une entreprise individuelle à une société de personnes ou à une société par exemple - l'IRS attribue un nouveau numéro d'identification d'employeur fédéral, ou FEIN. Vous devez signaler cette modification sur un formulaire W-9 mis à jour.
Statut de citoyenneté
Un changement de votre statut de citoyenneté est rare, mais si cela change, vous devez déposer un nouveau formulaire W-9. Si vous êtes actuellement citoyen américain, ce statut ne change normalement que si vous quittez le pays définitivement, révoquez votre citoyenneté ou renoncez volontairement à votre statut. Si votre statut change, envoyez immédiatement un nouveau formulaire W-9, car votre employeur devra peut-être modifier ses registres. Le processus de taxation pour les non-citoyens américains travaillant aux États-Unis diffère souvent du processus pour un citoyen.
Statut de retenue de sauvegarde
Le changement le plus courant dans le statut d'un contribuable consiste à déterminer si la personne est sujette à une retenue à la source. Vous êtes soumis à ce type de retenue si vous avez omis ou menti au sujet d’informations, telles que votre numéro ITIN, sur votre ancien formulaire W-9, si vous n’avez pas certifié que vous êtes exempté de la retenue ou si vous avez sous-déclaré votre intérêt ou vos dividendes et ne dites pas à votre employeur de retenir des fonds.
L'IRS vous avertit si vous êtes soumis à une retenue à la source supplémentaire et en donne la raison. L'agence vous alerte également lorsque vous n'êtes plus sujet à la retenue. Si vous êtes sujet à une retenue à la source, vous devez modifier votre W-9 en conséquence. vous devez également le changer si vous devenez exonéré.
Responsabilité
Il n'appartient pas à votre employeur de vous demander si quelque chose a changé sur votre formulaire W-9. Si votre numéro de contribuable, votre numéro de sécurité sociale, votre statut de citoyen ou votre statut d'exemption de retenue d'impôt a changé au cours de la dernière année, vous devez contacter votre employeur et demander un nouveau formulaire. Si vous pensez que des circonstances inhabituelles pourraient affecter votre W-9 et nécessiter de le mettre à jour, contactez d'abord votre employeur et informez-vous. Le service des ressources humaines de votre lieu de travail devrait pouvoir répondre à votre question. sinon, contactez l'IRS.