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Etre responsable d'une association de copropriété n'est pas une tâche facile. En tant que personne ou entreprise gestionnaire, vous êtes généralement responsable de l'entretien des bâtiments, des piscines et des autres espaces communs. Vous devez également appliquer les règles concernant ce que les propriétaires peuvent faire avec leur propriété, ce qui peut susciter beaucoup de controverse. Les propriétaires paient entre 100 et 10 000 dollars par an pour vivre dans une communauté gérée, selon CNNMoney.com, ce qui crée une énorme pression sur l'association pour qu'elle soit financièrement responsable, qu'elle réponde aux normes d'entretien et de propreté et qu'elle améliore la valeur globale du marché. condominiums.
Étape
Identifiez les opérations clés dont vous serez responsable. À l'aide d'un logiciel de traitement de texte, documentez les domaines d'obligations de l'association de copropriété. Celles-ci peuvent comprendre: l’entretien des bâtiments, l’aménagement paysager, les piscines, les salles de loisirs et autres installations partagées par le public; ramassage des ordures; nettoyage d'urgence, tel que neige ou glace, et sécurité des bâtiments. Prenez note d'autres domaines de la gestion, tels que l'application des règles de la communauté pour les propriétaires, le traitement des plaintes, la tenue de réunions régulières de l'association et la collecte de frais mensuels ou annuels.
Déterminer la main-d'œuvre nécessaire pour exploiter l'installation. Établissez des relations avec les fournisseurs locaux pour fournir les services de maintenance. Soyez prêt à engager un avocat si une action en justice devait survenir.
Planifiez soigneusement le budget annuel. Créez un modèle dans un tableur, tel que Microsoft Excel. Commencez par le plus grand nombre de réparations - telles que le remplacement de la toiture -, puis allouez de manière appropriée pour les services de nettoyage, le remplacement de l'asphalte, l'aménagement paysager, la lutte contre les nuisibles, le chauffage et la climatisation, la peinture extérieure, etc. Examinez toutes les unités pour déterminer ce qui est nécessaire et laissez les réserves tenir compte des scénarios de catastrophe naturelle.
Documenter un ensemble de normes de réparation et d’entretien. Ceci est crucial pour la planification de la maintenance à long terme des opérations de construction types. Pensez à ce qui constitue "propre". Établissez une norme pour ce que vous jugez nécessaire pour la planification de la lutte antiparasitaire, le service de chauffage / climatisation et tout autre entretien régulier. En décidant de l'urgence de certaines réparations, vous réduisez les chances de dépasser votre budget. Cela vous permet également de vous concentrer sur les opérations essentielles à la gestion de la communauté.
Étape
Soyez aussi diplomate que possible avec les propriétaires. Les litiges concernant les règles d'association peuvent rapidement mener à des batailles juridiques. Les réunions d'association sont des forums ouverts permettant aux propriétaires de soulever des problèmes. Lorsque les plaintes sont formulées en personne ou par écrit, répondez de manière efficace et respectueuse.
Documenter et évaluer toutes les opérations sur une base régulière. Une évaluation de fin d'année de votre budget et de vos opérations vous aide à déterminer ce qui a fonctionné et à déterminer si vous devez modifier votre approche l'année prochaine. Conservez tous les reçus d'entretien, contrats légaux, informations sur les assurances et enregistrements financiers dans un système de classement organisé pour référence future.