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Le but de l'ordre du jour d'une réunion est de s'assurer que les participants ont une idée de la direction que prendra la discussion. Il fournit également un laps de temps pour que toutes les personnes concernées sachent quand la réunion se terminera. Créez un modèle d’agenda de réunion rapide au bon format afin de le mettre à jour pour chaque session.
Format de liste
Lors de la rédaction de l'ordre du jour d'une réunion, vous devez le formater dans une liste numérique et alphabétique dans l'ordre des événements. Le format standard comporte le mot "Agenda" en haut de la page. Sous "agenda", écrivez le nom de la société, la date et l'heure de la réunion. Chaque point principal de l’ordre du jour est numéroté comme suit: "I. Introduction, II. Correspondance". Sous chaque catégorie principale, ajoutez des descriptions plus détaillées précédées d'une lettre dans l'ordre alphabétique. Voici un exemple: "a. Introduction générale, b. Introduction de nouveaux membres." Continuez cette séquence pour tous les points de l’ordre du jour et les descriptions.
Contour
Le plan de base de l’ordre du jour d’une réunion est, d’abord, l’introduction, suivi du compte rendu de la réunion précédente (récital et approbation), des rapports, des affaires nouvelles, des points de discussion (par ordre d’importance) et de la clôture. C’est une ligne directrice de base pour un ordre du jour - bien sûr, vous pouvez ajouter vos propres éléments dans l’ordre que vous préférez.
Estimations de temps
Vous devez également inclure des estimations de temps pour chaque point de votre ordre du jour. Utilisez des blocs de temps en minutes ou en heures, en utilisant des estimations réalistes. Le parlementaire de la réunion (généralement un secrétaire ou un responsable) peut ensuite utiliser ces directives pour maintenir la réunion sur la bonne voie. Ainsi, par exemple, vous pouvez ajouter "3 minutes" à côté de l'élément de ligne d'introduction et "15 minutes" sous chaque élément à débattre.
Responsabilités
Outre les estimations du temps de réunion, indiquez également le nom de la personne chargée de diriger chaque discussion. Si vous ou le responsable est la seule personne qui envisage de diriger la réunion, cela est inutile. Toutefois, si différents membres de l'équipe sont affectés à chaque tâche de l'agenda, incluez les noms. Par exemple, si une secrétaire donne le procès-verbal, inscrivez son nom à côté de cet élément de la liste.