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Si vous avez un travail qui nécessite des déplacements, que ce soit dans votre ville ou votre pays ou en dehors de l'État ou du pays, votre entreprise choisit la méthode de comptabilisation et de remboursement de ces dépenses. Certaines entreprises remboursent vos dépenses réelles, tandis que d'autres vous versent une allocation de voyage. Si vous recevez une allocation de voyage, votre impôt à payer dépend du fait que votre employeur ait un plan comptable ou non. Le remboursement des frais réels n’est pas imposable.
Méthodes de remboursement de voyage
Si vous devez voyager et que ce voyage est considéré comme lié au travail, votre société peut vous rembourser ces dépenses de plusieurs manières. Vous pouvez recevoir une allocation de voyage avant le voyage, vous pouvez payer vos dépenses et être remboursé, ou vous pouvez recevoir une allocation de voyage qui vous oblige à documenter vos dépenses et à restituer toute partie inutilisée de votre allocation à votre employeur. Votre entreprise peut choisir de fournir ces fonds dans le cadre d'un régime comptable ou non, ou elle peut comptabiliser une partie des dépenses à un taux journalier.
Plan comptable
Si votre employeur utilise un régime comptable, les dépenses professionnelles que vous avez engagées avec votre allocation de déplacement ne sont pas imposables en tant que revenu et ne sont pas assujetties aux taxes FICA. Un plan comptable doit répondre à certaines exigences de l'IRS. Les dépenses doivent être liées aux affaires et seraient autrement déductibles, par vous, en tant que dépenses professionnelles. Votre employeur doit exiger que vous documentiez vos dépenses en indiquant la date, l'heure, le lieu, le montant et l'objet commercial de la dépense dans un délai raisonnable - généralement dans les 60 jours.
Toutes les dépenses nécessitent des reçus à moins qu’elles ne soient remboursées sur une base journalière, par exemple des dépenses de kilométrage. Tout excédent d’argent sur votre allocation de voyage qui n’a pas été nécessaire pour votre voyage doit être restitué à la société dans un délai raisonnable. Toute somme non retournée est entièrement imposable.
Plan non comptable
Un plan non comptable est un plan qui n'exige pas que l'employé rende compte des dépenses engagées au moyen de l'allocation de déplacement. En vertu de ce type de régime, vous pouvez utiliser votre allocation de voyage pour tout ce que vous choisissez, sans documentation ni explication, et vous n'avez pas à retourner la partie inutilisée de votre allocation de voyage à votre employeur. Dans ce type de plan, le montant de votre allocation de voyage est inclus dans votre revenu imposable sur votre formulaire W-2 et est également soumis aux taxes FICA - Medicare et sécurité sociale.
Frais journaliers
L'IRS a mis en place des procédures pour rembourser aux employés un taux fixe pour les frais de déplacement tels que les repas, l'hébergement et le kilométrage. Par exemple, en 2011, le taux de remboursement du kilométrage IRS était de 51 cents par mile. Ce taux est ajusté en fonction de la fluctuation des prix de l'essence. Dans le cadre de ce plan, vos dépenses sont remboursées aux taux standard définis par l'IRS, pour lesquels vous devez indiquer le motif commercial de votre voyage et le nombre de miles que vous avez parcourus.
Si vos dépenses sont remboursées simplement en fonction du tarif journalier, elles sont considérées comme des dépenses comptables et ne sont pas imposables. Toutefois, si vous dépassez le tarif journalier et demandez un remboursement, le surplus est entièrement imposable. Pour toute autre dépense couverte par votre allocation de voyage pour laquelle il n'y a pas de tarif journalier, si vous devez en rendre compte, elle n'est pas imposable, mais si votre allocation de voyage la couvre et que vous ne devez ni en rendre compte, ni en rendre la excédent, ces montants sont imposables et ajoutés à votre revenu.