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Lorsqu'un employé voyage pour affaires, il a probablement des dépenses déductibles. Pour simplifier la comptabilité, l’Internal Revenue Service permet aux employeurs de payer et de déduire des taux journaliers; le chef n'a qu'à suivre les taux quotidiens standard pour la nourriture, le logement et les autres frais, au lieu de demander aux employés de présenter des reçus pour les coûts réels. Si l'employeur ne rembourse pas l'employé, celui-ci peut déduire les frais réels ou les taux journaliers standard.
Remboursements et revenus
Selon l’IRS, un employé qui reçoit une indemnité journalière pour ses voyages d’affaires reçoit un remboursement de son employeur. Toute indemnité journalière qui s'ajoute aux dépenses déclarées par l'employé constitue un revenu et est indiquée sur le formulaire W-2 de l'employé. Si le salaire de l'employé comprend des frais de déplacement professionnel, il n'y a aucun remboursement, aucune déduction par l'employé et aucun revenu supplémentaire déclaré à l'IRS.
Taux élevés bas
Les indemnités journalières sont fixées par l'IRS. Un employé bénéficiant de ces indemnités n'a pas besoin de suivre ses dépenses individuelles, bien qu'il doive documenter l'heure, le lieu et le but du voyage. Les employeurs peuvent également utiliser des taux "très bas" qui entraînent des dépenses plus élevées dans certaines régions, telles que l'Alaska ou Hawaii. Si les taux hauts-bas sont utilisés pour les déplacements d'un employé, ils doivent être réutilisés pour tous les autres voyages effectués par cet employé au cours de l'année d'imposition. Certains tarifs bas-bas sont saisonniers, ce qui signifie qu’ils ne s’appliquent que pendant la haute saison de l’année à certains endroits: Sedona, Arizona, en mars et avril par exemple, ou à Miami pendant la haute saison touristique de janvier à mars.
Déductions des employés
Pour les employés, l'IRS établit des taux standard pour certaines dépenses de déplacement professionnel. Pour les repas, l'indemnité journalière standard varie en fonction de la destination. Le tarif kilométrique standard couvre également l’utilisation professionnelle d’un véhicule, ce qui permet aux travailleurs d’éviter de garder trace de l’essence, des assurances, du stationnement, des péages et de tous les autres frais accessoires liés à l’utilisation d’une voiture ou d’un camion. Les employés détaillent et réclament ces dépenses, standard et réelles, sur le formulaire 2106. Le total apparaît à l'annexe A, qui répertorie toutes les déductions détaillées pour les déclarations individuelles. Seul le montant excédant 2% du revenu brut ajusté est déductible.
Taux de l'exercice financier
Pour l'exercice 2015, à compter du 1er octobre 2014, les taux journaliers des employeurs ont atteint 172 $ pour l'hébergement et les repas; les indemnités journalières pour les zones à coût élevé ont atteint 259 $. Ces remboursements ne sont pas assujettis à la retenue d'impôt ni aux charges sociales, et ils ne sont pas non plus déclarés sur le W-2. Les tarifs journaliers pour l'hébergement ne sont pas disponibles pour les travailleurs indépendants, mais ils peuvent utiliser une indemnité standard pour les repas et une autre pour les frais accessoires les jours où ils n'utilisent pas l'indemnité de repas. Ils déclarent ces dépenses et toutes les dépenses réelles sous forme de déductions à l'annexe C. Les mêmes règles s'appliquent à quiconque détient une participation importante dans la société, ce que l'IRS définit comme égal à 10% ou plus.