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En tant qu'employeur, vous êtes responsable du paiement des charges sociales étatiques et fédérales au nom de vos employés. Certaines charges sociales, telles que les impôts sur le revenu et les FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) que vous retenez de vos employés. D'autres, telles que FUTA et SUTA, sont des taxes que vous devez payer. Pour connaître les obligations fiscales de vos employés, reportez-vous à leurs formulaires W-4. Certaines taxes sont déclarées et déposées trimestriellement. Les autres doivent être payés en fonction du calendrier de dépôt déterminé par l'IRS.
Horaires de dépôt
En règle générale, il existe deux calendriers de dépôt pour une entreprise: mensuel et bihebdomadaire. Si vous êtes une nouvelle entreprise ou si vous avez déclaré un impôt supérieur à 50 000 USD pendant la période de référence (du 1er juillet au 30 juin de l'année précédente), vous effectuez un rapport selon un calendrier mensuel. Si vos impôts ont dépassé 50 000 $ au cours de la période de rétrospective, vous êtes un déclarant aux deux semaines.
Quand déposer
Les déposants mensuels doivent déposer les charges sociales, telles que l’impôt sur le revenu, la sécurité sociale et l’assurance-maladie, au plus tard le 15 du mois suivant. Les déposants bimensuels doivent déposer les charges sociales avant le mercredi suivant une période de paie se terminant le mercredi, le jeudi ou le vendredi. Si la période de paie se termine un samedi, dimanche, lundi ou mardi, les taxes doivent être déposées le vendredi suivant.
Exceptions
Si l'impôt exigible à un jour donné dépasse 100 000 $, il doit être déposé le jour suivant.
Classement FUTA et SUTA
Les dépôts FUTA et SUTA peuvent être faits tous les trimestres, en fonction du montant que vous devez. Au moment où votre passif FUTA ou SUTA atteint 500 $, vous devez effectuer un dépôt au cours de ce trimestre. Pour la responsabilité FUTA, utilisez le formulaire 940. Sinon, payez vos taxes FUTA et SUTA au plus tard le 31 janvier de l’année suivante.
Comment déposer
Les employeurs doivent effectuer des dépôts en ligne via le système de paiement électronique fédéral (EFTPS) ou auprès d’une institution financière agréée, à l’aide du formulaire 8109, Coupon du dépôt de la taxe fédérale, avec leurs chèques. L'IRS envoie aux employeurs des coupons préremplis qu'ils suivent et qu'ils remplissent automatiquement lorsque cela est nécessaire. Si vous n'avez pas de coupon prérempli, appelez le 1 800 829-4933 pour en demander. Si vous envoyez votre coupon par la poste, utilisez un coupon distinct pour chaque type de taxe et vérifiez que le numéro EIN et le nom commercial sont corrects. Si vous devez utiliser le système EFTPS, le non-respect de cette consigne peut entraîner une pénalité. Si vous ne payez pas votre impôt à l'échéance, cela pourrait également entraîner une pénalité.