Table des matières:
- Plans comptables
- Dépenses de personnel non remboursées
- Calcul des frais de kilométrage
- Remboursements aux entrepreneurs indépendants
La plupart des employeurs remboursent les frais de kilométrage dans le cadre d'un plan comptable afin que les employés ne soient pas taxés sur les remboursements de kilométrage. Toutefois, si votre employeur n’a pas de régime responsable, tout remboursement sera considéré comme un salaire imposable. Si tel est le cas, les employés peuvent déduire la dépense à l'aide du formulaire 2106. Les entrepreneurs indépendants qui reçoivent un remboursement au kilométrage doivent définir clairement la dépense pour les clients afin qu'elle ne soit pas incluse dans la rémunération imposable.
Plans comptables
Votre remboursement de kilométrage n'est pas imposable tant qu'il vous a été fourni par un employeur avec un régime responsable. Un plan comptable est un plan dans lequel l'employeur vérifie que toutes les dépenses sont engagées pour l'entreprise et conserve la documentation de la dépense. Si votre employeur a un plan comptable, tous les remboursements de dépenses seront exclus de votre paiement et ne figureront pas sur votre formulaire W-2. Si votre employeur n'a pas de plan comptable, le remboursement du kilométrage sera indiqué avec les autres salaires dans la case 1 du formulaire W-2.
Dépenses de personnel non remboursées
Si votre employeur n’a pas de plan comptable, vous avez la possibilité de radier la dépense. Parce que toute somme d'argent pour le kilométrage a été déclarée en tant que salaire, cela signifie que vous n'avez pas été techniquement remboursé pour les frais de kilométrage. Les employés qui ne sont pas remboursés pour leurs dépenses peuvent les inscrire sous forme de déduction détaillée sur le formulaire 2106. Votre déduction correspond à la différence entre les frais de kilométrage que vous avez engagés et ce qui vous a été remboursé. Les dépenses diverses, telles que les dépenses professionnelles des employés, ne sont déductibles qu’après avoir dépassé 2% de votre revenu brut ajusté.
Calcul des frais de kilométrage
Si vous devez déclarer le kilométrage en tant que dépense d'employé non remboursée, vous avez deux options pour le calculer. La première option consiste à calculer les dépenses réelles. Cela signifie que vous devez calculer la quantité d'essence, l'assurance, les frais d'immatriculation, l'entretien de la voiture et l'amortissement que vous avez engagés à des fins professionnelles. Cela peut être un processus détaillé, de sorte que l'IRS permet aux contribuables de prendre un taux de kilométrage standard au lieu de déduire les dépenses réelles. Pour 2014, l'IRS permet aux contribuables une déduction de 56 cents par kilomètre pour affaires.
Remboursements aux entrepreneurs indépendants
Les entrepreneurs indépendants peuvent recevoir un remboursement en miles de leurs clients lorsqu'ils se déplacent pour une mission. Si votre client enregistre ce paiement à titre de remboursement de dépenses, il n'apparaîtra pas à titre de compensation dans votre formulaire annuel 1099-MISC. Toutefois, si vous ne nommez pas clairement cette charge en tant que dépense, votre client peut la réserver accidentellement dans le cadre de votre indemnisation et vous devrez payer des taxes dessus. Pour éviter cette situation, gardez une trace de ce que vous avez facturé à vos clients et contactez votre client si vous constatez des anomalies sur votre 1099.