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Peut-être que votre organisation souhaite développer un programme de consolidation d'équipe ou un programme de charité annuel. Quel que soit l'événement, ces activités coûtent de l'argent. Le coût est un facteur primordial pour déterminer si un programme peut passer d'une proposition approximative à la réalité. Pour évaluer les coûts, les entreprises élaborent un budget programme.
Identification
Le format d'un budget varie en fonction de l'entreprise, mais les budgets standard incluent un rapport écrit détaillant et justifiant les coûts. Un budget comprend également un tableur mettant en évidence les aspects quantitatifs du budget, principalement les coûts. Ces dépenses comprennent les coûts fixes et variables. Robert Carbaugh explique dans le livre "Contemporary Economics" comment les coûts fixes se rapportent aux coûts initiaux, indépendamment de la quantité ou du volume produit. Les exemples incluent le salaire administratif, le loyer ou les frais de site et les machines. Les coûts variables, en revanche, s’ajustent en fonction de la production ou de l’utilisation; les matériaux et les intrants sont des types de coûts variables. Le calcul de la valeur totale de ces dépenses donne le coût global du programme.
Caractéristiques
Les caractéristiques d'un budget programme comprennent un aperçu écrit de la répartition des coûts, des raisons pouvant expliquer les fluctuations des coûts attendus et de la manière de couvrir les dépenses. L’aperçu du rapport justifie chacun des achats énumérés et propose parfois des solutions pour réduire les coûts du projet. Dans certains cas, une caractéristique du budget de programme est la liste des moyens de couvrir les dépenses, y compris la collecte de fonds ou le détournement de ressources d’une partie de l’organisation vers le projet.
John Mutz, auteur de "Fundraising for Dummies", explique comment les budgets des programmes doivent refléter la manière dont l'entreprise a planifié les coûts. La partie des coûts attendus du budget détaillée dans le tableur décrit les éléments nécessaires à la mise en œuvre du programme. La feuille de calcul indique également le coût total, qui est généralement référencé dans l’ensemble du rapport.
Importance
Un budget programme aide les entreprises à comprendre et à actualiser leurs coûts. Dans certains cas, le calcul des coûts peut indiquer que l'entreprise ne peut pas se permettre le programme en question. si cela se produit, l'entreprise économise des ressources précieuses en ne développant pas un programme qu'elle ne peut se permettre. Ou bien, le budget illustre comment l’entreprise peut modifier ses plans initiaux pour les rendre plus rentables. Certaines entreprises utilisent un budget programme comme proposition: dans ce cas, l'entreprise qui accepte des offres de différentes entreprises peut examiner le choix le plus efficace et le plus abordable proposé par les fournisseurs. Un budget engendre également un sens des responsabilités vis-à-vis des responsables des achats pour le projet. La direction peut utiliser les informations décrites dans le budget pour créer des directives et des attentes en matière de coûts.
Attention
Avant d’énumérer les coûts, les analystes budgétaires doivent recueillir des informations sur les prix auprès de sources multiples. La société doit déterminer quel article acheter pour le programme uniquement après consultation de nombreux prix. À ce stade, l'entreprise doit s'engager à acheter le produit ou à utiliser le service. L'utilisation de simples estimations rend les budgets peu fiables et non fondés.