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En période de difficultés économiques, les propriétaires d'entreprise et les créanciers peuvent avoir besoin d'envoyer une lettre de recouvrement aux clients pour récupérer les paiements en retard. Une lettre de recouvrement efficace doit non seulement informer le consommateur du retard de paiement, mais également maintenir de bonnes relations entre clients.
Définition
Une lettre d'encaissement est une lettre rédigée de manière professionnelle et envoyée par un propriétaire d'entreprise, un créancier ou une entreprise qui n'a pas été payée pour des services ou des biens dans les délais impartis. Une lettre de recouvrement informe le client de l’argent dû et contient généralement des instructions sur la procédure à suivre pour effectuer des paiements en retard.
Timing
Lorsqu'un client est en retard sur un paiement de plus de quelques jours, une lettre de recouvrement lui sera envoyée, l'informant du montant du solde dû et du mode de paiement.
Objectif
Le but d'une lettre de relance est d'inciter le client à envoyer le paiement ou à téléphoner pour discuter de la question. Une lettre de recouvrement efficace est polie mais ferme et comprend des instructions sur la façon de payer la dette. Ces lettres sont destinées à stimuler le paiement d’une entreprise et à générer des revenus.
Réception d'une lettre de recouvrement
Si vous recevez une lettre de recouvrement, vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour payer le montant demandé. Si vous ne pouvez pas rembourser la dette au moment où la lettre arrive, vous devez appeler le créancier pour discuter de la situation. Si vous devez contester la lettre ou la dette, par exemple si vous avez déjà payé la dette et que vous pensez que la lettre est une erreur, il est important de contacter le créancier dès que vous le pouvez pour éclaircir l'affaire.
Contenu d'une lettre de collection
Une lettre de recouvrement comprendra le montant dû, une date d'échéance du paiement demandé et une méthode de paiement préféré. Il inclura également un moyen de contacter le créancier.