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Au moment de l'impôt, les employeurs doivent trouver un moyen de réduire leurs impôts avec tout ce qu'ils ont à faire. Cela comprend non seulement la collecte de la documentation relative à leurs propres taxes professionnelles et personnelles, mais également le remplissage de formulaires pour tous ceux qui travaillent pour eux. Pour les entreprises qui engagent des entrepreneurs indépendants, ce formulaire est appelé 1099-MISC. Si vous possédez une entreprise, toute personne qui effectue au moins 600 $ de travail au cours de l'année doit être réclamée à l'aide de ce formulaire. Avec tout le reste, cela ne peut que créer un stress inutile si vous devez préparer les formulaires sur l'ordinateur et les imprimer. Pour certaines personnes, l'écriture manuscrite de chacun pourrait être plus efficace.
Préparer les formulaires
La bonne nouvelle est que tant que vous distribuez moins de 250 des 1099 formulaires, les copies manuscrites sont autorisées. Une fois que vous aurez émis 250 formulaires ou plus, vous devrez les envoyer par courrier électronique. L'IRS encourage toujours les employeurs à classer électroniquement, quel que soit le nombre de formulaires, ce qui nécessite que les informations soient dactylographiées.
Si vous déposez une 1099 manuscrite, l'IRS vous prie de veiller à ce que l'écriture manuscrite soit aussi lisible que possible. Ils recommandent d'utiliser un caractère de bloc à l'encre noire et d'éviter les caractères de script. Comme l'IRS utilise une machine pour lire les données sur les formulaires, il est important que les données soient aussi uniformes que possible.
Éviter les erreurs
Aussi commode que cela puisse être de rédiger à la main vos formulaires, sachez que l'écriture manuscrite des informations vous rend plus susceptible aux erreurs. En général, selon l'IRS, les déclarations sous format électronique sont 20 fois moins susceptibles de contenir des erreurs, et le fait de noter à la hâte toutes les informations de vos sous-traitants pourrait vous amener à vous tromper.
Si vous décidez d'écrire à la main vos 1099, faites un effort supplémentaire pour vérifier soigneusement chaque nom, adresse, numéro de sécurité sociale et montant des revenus. Une petite erreur peut entraîner des retards et éventuellement même déclencher un audit. Vous devez également vous assurer que vous entrez les informations dans les cases appropriées, car le nombre d'options peut être déroutant.
Remplir vos formulaires 1099 à la main peut faire gagner du temps à certaines personnes, mais peut aussi entraîner des erreurs. Tant que vous vous efforcez de revérifier vos informations avant de remettre les formulaires aux employés, vous éviterez des erreurs coûteuses. Avec le temps, cependant, vous pourriez décider que le dépôt électronique est une option plus sûre et plus rapide, en particulier s'il vous évite d'avoir à double-et triple-vérifier vos formulaires pour des erreurs.