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L'Internal Revenue Service (IRS) recommande de conserver de bons registres, mais n'exige pas que les entreprises ou les particuliers tiennent des registres financiers sous une forme particulière. Si vous réclamez des frais médicaux en déduction de vos impôts, vous devez conserver des documents que vous pourrez utiliser en cas d’audit.Dans un audit, vous devez prouver à l'IRS que les dépenses que vous avez déclarées sont valables, sinon vous devrez peut-être payer un impôt supplémentaire.
Étape
Étiquetez les sections d’un fichier accordéon ou de dossiers séparés avec les catégories de frais médicaux que vous pourrez réclamer. Vous aurez besoin d'une section pour les frais médicaux, les frais dentaires, les ordonnances, l'assurance médicale et les frais de transport. Selon les types de soins médicaux que vous et vos personnes à charge utilisez, vous aurez peut-être besoin de sections supplémentaires. Si, par exemple, le médecin de votre enfant vous prescrit un tutorat, ajoutez une section pour les frais d'études. D'autres possibilités incluent les frais juridiques engagés pour obtenir un traitement approprié et les frais de conférence médicale.
Étape
Ajouter des notes à chaque enregistrement écrit d'une dépense médicale lorsque vous le recevez. Chaque document doit identifier qui a engagé la dépense - vous ou l'une de vos personnes à charge. L'enregistrement doit également inclure le nom et l'adresse du fournisseur, la date de la dépense, le type de dépense et le coût. L'IRS recommande de garder une trace des dépenses lorsqu'elles surviennent. Les enregistrements écrits comprennent des éléments tels que les reçus, factures, bordereaux de vente, chèques annulés, relevés de carte de crédit et enregistrements de virements électroniques.
Étape
Entrez les détails du dossier médical dans votre feuille de calcul ou votre application de suivi. Vous pouvez configurer une feuille de calcul papier-crayon ou utiliser un logiciel informatique pour suivre les dépenses médicales. La feuille de calcul doit inclure une colonne pour chacun des détails que vous avez notés sur le document écrit. Organisez les colonnes d’une manière qui vous semble logique. Vous pouvez, par exemple, mettre la date dans la première colonne, puis le nom de la personne associée à la dépense, le type de dépense, etc. Les applications de tableur ou les logiciels de suivi spécialisés présentent plusieurs avantages par rapport à un enregistrement manuscrit. Par exemple, la plupart des logiciels vous permettront de réorganiser l’ordre des colonnes et de trier les informations selon un facteur spécifique. Un système de suivi informatique vous donnera également les totaux automatiquement.
Étape
Placez l'enregistrement écrit de la dépense dans la section appropriée de vos fichiers. Gardez les enregistrements en ordre chronologique dans chaque section de fichier en plaçant systématiquement chaque nouvel enregistrement au début ou à la fin du fichier.