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L'Internal Revenue Service (IRS) permet une déduction standard du kilométrage pour les voyages liés à une entreprise ou à un emploi, les contributions charitables, les frais médicaux et de déménagement. Vous avez deux options pour déduire ces dépenses: déduire les dépenses réelles engagées lors de ce voyage ou prendre la déduction kilométrique. Il suffit de multiplier le nombre de kilomètres parcourus par le kilométrage correspondant au type de voyage.
Détermination de l'admissibilité au kilométrage
L'IRS décrit les conditions d'éligibilité pour les déductions relatives aux employés dans la publication 463. Ces exigences sont susceptibles d'être modifiées sur une base annuelle, consultez le site Web de l'IRS pour vous assurer que votre voyage est admissible pour l'année d'imposition que vous produisez. En règle générale, le kilométrage est déductible si vous partez en déplacement de votre domicile plus d'une journée à des fins professionnelles, mais il existe de nombreuses exceptions et extensions à cette norme. La publication 463 détaille différents types de voyages et donne des exemples pour préciser si votre voyage est déductible. Les déductions des employés sont détaillées dans l'annexe I de l'IRS.
Les propriétaires de petites entreprises peuvent déduire le kilométrage professionnel pour les déplacements hors de leur lieu principal d'activité; les déplacements entre le domicile et le bureau ne sont pas déductibles, mais ils le sont généralement lors des déplacements entre ce bureau et les sites des clients. Consultez la documentation pour IRS Schedule C, Business Deductions, pour plus de détails.
L'IRS permet également une déduction pour le kilométrage lié aux frais de déménagement et aux frais médicaux, qui est détaillée à l'annexe A.
Kilométrage ou dépenses réelles
Vous avez deux options pour votre déduction détaillée. La première consiste à conserver les reçus pour votre voyage déductible et à prendre les dépenses réelles en déduction fiscale. C’est plus simple qu’une déduction standard, mais présente un inconvénient majeur: si vous utilisez votre voiture pour des voyages personnels non déductibles et des voyages déductibles, il est impossible de déterminer quelle partie de vos frais de protection contre l’usure sont déductibles.
La déduction de kilométrage a été créée pour contourner ce problème. En faisant le suivi du kilométrage réel que vous conduisez à des fins déductibles, vous pouvez détailler une déduction basée sur le kilométrage plutôt que sur les dépenses. Le taux de déduction IRS est conçu pour inclure tous les coûts liés aux voyages, y compris l’essence et l’entretien, de sorte qu’une déduction kilométrique vous donnera théoriquement un remboursement plus précis que le suivi strict des dépenses. Pour en être certain, suivez votre kilométrage et vos dépenses, puis prenez la déduction la plus élevée.
Au cours d'une année d'imposition, gardez une trace de votre kilométrage déductible et catégorisez chaque voyage en fonction du type de déduction autorisé. Multipliez ce total par la déduction kilométrique. Par exemple, en 2012, il était de 0,555 USD pour les voyages d’affaires, de 0,14 USD pour les voyages de bienfaisance et de 0,23 USD pour les frais médicaux et de déménagement. Ces taux varient d’une année à l’autre. Consultez le site Web de l’IRS pour connaître les tarifs de cette année fiscale. Entrez ces déductions dans les postes correspondants de l’annexe A ou C si nécessaire.