Table des matières:
- Notions de base sur le remboursement du kilométrage
- Taux de kilométrage standard IRS
- Dépenses réelles
- Autres méthodes
L'Internal Revenue Service permet une variété de plans de remboursement de kilométrage différents. Les employeurs peuvent rembourser les frais réels du véhicule, utiliser le taux de kilométrage standard de l'IRS ou ne pas rembourser les frais. Pour être une dépense valable, l’entreprise doit conserver une preuve de la dépense et vérifier que les miles ont été parcourus dans un but commercial.
Notions de base sur le remboursement du kilométrage
L'IRS permet aux entreprises de rembourser leurs employés et leurs représentants pour leurs déplacements professionnels. Si l'entreprise suit les directives de l'IRS, le remboursement constitue une dépense pour l'entreprise et un paiement non imposable pour l'employé. Pour être une dépense valable, l’entreprise doit tenir des registres de cette dépense et vérifier qu’elle a été utilisée pour le travail. Pour être un paiement non imposable à l'employée, celle-ci doit déclarer les dépenses en temps voulu et restituer tout remboursement excédentaire qu'elle reçoit.
Taux de kilométrage standard IRS
La méthode de remboursement du kilométrage la plus simple pour une entreprise est le taux de kilométrage standard de l'IRS. En vertu de ce plan, l’employé et l’employeur ne doivent suivre que les kilomètres parcourus pour leur travail, au lieu de documenter les dépenses réelles. Ce taux est mis à jour périodiquement par l'IRS pour refléter la dépense moyenne d'essence, d'entretien, de réparations, d'assurance, de licences, d'enregistrement et d'amortissement encourue par kilomètre parcouru.
Dépenses réelles
Au lieu de rembourser au kilométrage standard, une entreprise peut choisir de rembourser les frais réels engagés par le véhicule. Cela nécessite plus de détails que le taux de kilométrage standard de l'IRS, mais peut entraîner un remboursement plus élevé si l'employé conduit une voiture de luxe ou souscrit une assurance onéreuse. Selon cette méthode, l’employé calcule le montant total de l’essence, de l’entretien de la voiture, des réparations, de l’amortissement, des droits de licence, des frais d’immatriculation et des frais d’assurance automobile pour l’année. Ensuite, il répartit la dépense au prorata en fonction du nombre de kilomètres parcourus pour les affaires. Par exemple, supposons qu'un employé ait conduit sa voiture sur un total de 10 000 miles au cours de l'année et que 5 000 de ces miles étaient destinés à un usage professionnel. S'il a engagé un total de 10 000 dollars en frais de véhicule au cours de l'année, son employeur peut lui rembourser 5 000 dollars, à condition qu'il puisse documenter les frais.
Autres méthodes
L'IRS permet aux entreprises de rembourser les frais de kilométrage de n'importe quelle manière, à condition de conserver leurs documents. Certains employeurs peuvent choisir de ne rembourser que la quantité réelle d'essence achetée lors d'un voyage d'affaires. D'autres peuvent ne pas choisir de rembourser les frais de kilométrage. Si un employeur ne rembourse qu'une partie des frais de kilométrage, ou aucun frais de kilométrage, l'employé peut radier la partie non remboursée à titre de déduction détaillée sur le formulaire 2106, Dépenses d'entreprise de l'employé.