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Les compagnies d’assurance et l’Internal Revenue Service sont loin d’être des organisations similaires, mais elles exigent parfois des écritures similaires. Les titulaires de police peuvent être surpris de recevoir une demande de formulaire W-9 émanant d'une compagnie d'assurance, mais il s'agit d'un processus courant. Les formulaires W-9, bien que l’intérêt de l’IRS et d’organismes gouvernementaux similaires, peuvent également fournir aux sociétés d’assurances des informations essentielles, faisant des formulaires W-9 d’assurance un moyen rapide d’envoyer les données requises aux assureurs. Les formulaires W-9 sont faciles à remplir et vous ne devriez pas avoir de problème avec votre demande.
W-9
Le formulaire W-9 est officiellement appelé «Demande de numéro d’identification et de certification du contribuable». C'est un formulaire général qui aide l'IRS à "identifier" chaque contribuable avec le numéro d'identification approprié. Il associe soit un numéro de sécurité sociale (pour les particuliers), soit un numéro d’identification d’employeur (pour les entreprises et d’autres entités) avec l’emplacement et le nom d’un contribuable donné. Le formulaire comprend également des informations sur les conditions de certification, telles que l’état du citoyen américain, ainsi que des explications sur diverses structures d’entreprise et sur la manière dont les règles W-9 s’appliquent à ces structures.
Identification d'assurance
Les compagnies d’assurance demandent une copie de ces formulaires W-9 dans le cadre du traitement des informations relatives à l’assurance. Dans ces cas, les formulaires W-9 constituent souvent le moyen le plus simple d'obtenir les informations nécessaires. Comme pour l'IRS, l'assureur doit identifier avec précision le titulaire de la police. Le formulaire combine parfaitement les informations d'adresse, le nom, la classification et le numéro d'identification utilisé à de nombreuses fins financières dans un seul document. Plutôt que de créer un nouveau formulaire, les assureurs trouvent plus facile de demander simplement un W-9 pour leurs propres dossiers.
Situations nécessitant W-9 pour l'assurance
Tous les assureurs n’exigent pas que les gens envoient un W-9 pour pouvoir prétendre à une police d’assurance. Habituellement, les assureurs ne demandent le formulaire que s’il ya un problème avec les dossiers. Par exemple, si un titulaire de police fait une réclamation pour un événement spécifique, l’assureur peut voir que l’adresse fournie ne correspond pas à l’adresse indiquée dans son dossier ou que le numéro ou le nom de la sécurité sociale est légèrement différent. Pour clarifier la situation, la compagnie d’assurance demandera ensuite au W-9 de s’assurer qu’il n’ya pas d’activité frauduleuse.
Considérations
Recevoir une demande de formulaire W-9 de votre compagnie d'assurance ne signifie pas que vous êtes suspecté de fraude ou que votre demande sera refusée. En fait, certains assureurs mettent à jour leurs dossiers chaque année et peuvent demander systématiquement un W-9 pour s'assurer que les informations sont complètes. Comme il s’agit d’un formulaire fiscal, le W-9 a beaucoup de poids dans le domaine financier.