Le grand livre est un outil de comptabilité classique dans lequel les propriétaires d’entreprise et les comptables enregistrent les données financières relatives aux transactions commerciales. Les particuliers peuvent utiliser le grand livre pour enregistrer des transactions personnelles pour leur budget personnel. Le format de grand livre le plus courant comprend 6 à 10 colonnes pour information. Les colonnes comprennent la date, la description, le montant en dollars et les autres en-têtes. Bien que l'utilisation grandissante de tableurs soit de plus en plus courante dans le grand livre, les utilisateurs peuvent les utiliser s'ils souhaitent conserver des enregistrements papier pour leurs budgets et leurs rapports financiers.
Achetez plusieurs feuilles ou un livret de grand livre. Cela permet d'utiliser des feuilles de grand livre pour différents mois, différents groupes de dépenses ou de séparer les informations de manière logique.
Étiquetez chaque feuille du grand livre. Par exemple, la nourriture, le logement, le gaz, les vêtements et divers peuvent faire partie des catégories étiquetées.
Notez chaque transaction sur la feuille du grand livre au fur et à mesure qu'elle se produit. Après avoir effectué vos dépenses, documentez la transaction et l'argent dépensé en inscrivant la date, une brève description et le montant en dollars dans le grand livre nécessaire.
Additionnez chaque colonne à la fin du mois. La plupart des feuilles de grand livre ont plusieurs colonnes pour noter les nombres. Après chaque mois, tracez une ligne sous la dernière dépense mensuelle et écrivez le total du mois dans la colonne de droite.
Comparez toutes les dépenses mensuelles au revenu mensuel actuel. Une feuille de grand livre séparée doit contenir le revenu mensuel à des fins de comparaison afin de déterminer le fonctionnement du système budgétaire.
Examinez les feuilles du grand livre du mois précédent pour créer un futur budget pour les dépenses. Cela permet aux individus d’avoir une idée des dépenses futures prévues à partir des enregistrements historiques.