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Les charges sociales doivent être acquittées par chaque employeur qui verse des salaires à ses employés, quel que soit le nombre d’employés sur la liste de paie. Ces taxes sont déclarées sur le formulaire 941, qui comprend la retenue d’impôt sur le revenu fédéral, la sécurité sociale et l’assurance-maladie. Les employeurs paieront chaque mois, toutes les deux semaines ou tous les trimestres, en fonction de leur période d'analyse. Les déposants mensuels doivent payer la responsabilité de chaque mois avant le 15 du mois suivant, sauf si le 15 est un week-end ou un jour férié. Tous les déposants doivent produire le formulaire 941 tous les trimestres.
Étape
Calculez le montant brut des gains du mois pour chaque employé. Par exemple, si vous déposez votre impôt le 15 février, vous payez pour janvier. Ainsi, vous regardez uniquement les salaires de janvier pour chaque employé.
Étape
Calculez la retenue de la sécurité sociale de votre employé. Multipliez les salaires bruts par 6,2%. Retenir le résultat du salaire de l'employé. Votre entreprise égalera cela pour un total de 12,4%.
Étape
Figure le montant de la taxe Medicare à retenir. Multipliez le salaire brut par 1,45 pour cent. Encore une fois, votre entreprise correspondra à cela, pour un total de 2,9%.
Étape
Calculez le montant de l'impôt fédéral à retenir. Cela est plus difficile que de calculer les taxes de sécurité sociale ou d’assurance-maladie, car la retenue à la source fédérale est différente pour chaque employé. Vous devrez utiliser les informations fournies sur le formulaire W-4 que chaque employé a rempli. Vous retiendrez en fonction du nombre d'allocations de retenue répertoriées. Utilisez les tableaux de retenue fédérale commençant à la page 39 de la circulaire E, le Guide de l'employeur pour la fiscalité (voir Ressources).
Étape
Remplissez votre coupon de dépôt mensuel 941, formulaire 8109-B, avec le montant de dépôt correct et apportez le coupon, ainsi qu'un chèque d'un montant correct, à votre banque pour le déposer. Si vous êtes une nouvelle entreprise ou que vous n'avez pas de coupon de dépôt d'impôt fédéral, appelez l'Internal Revenue Service au 800 829-4933 pour commander des coupons. Prévoyez environ six semaines pour recevoir votre carnet de coupons. À compter du 31 décembre 2010, les coupons de dépôt d'impôt fédéral ne seront plus acceptés. Certaines institutions financières refusent déjà de les accepter; Par conséquent, vous devrez vous inscrire au système de paiement de la taxe fédérale électronique de l'IRS pour effectuer 941 paiements de taxe, ainsi que d'autres paiements de taxe.
Étape
Inscrivez-vous au système électronique de paiement de la taxe fédérale en visitant leur site Web et en entrant les informations relatives à votre entreprise. Une fois votre compte créé, vous pouvez effectuer vos dépôts d’impôts fédéraux en ligne à l’aide de votre carte de crédit ou en programmant des virements électroniques de fonds à partir de votre compte bancaire.