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Le formulaire W-9 de l'IRS indique le numéro d'identification fiscale et la structure de l'entreprise du fournisseur ou de l'entrepreneur. Vous êtes tenu de délivrer un formulaire 1099 à tout fournisseur pour lequel vous avez payé 600 USD ou plus au cours de l'année, bien que les agences et sociétés gouvernementales soient exemptées de l'obligation de déclaration 1099. Le formulaire doit comporter un numéro d’identification fiscale pour être légalement valide, mais certains vendeurs refusent de fournir ces informations même s’ils ne peuvent prétendre à une exemption.
Responsabilités du vendeur
Il est de la responsabilité du fournisseur d’envoyer le W-9 à votre demande. Si vous ne recevez pas W-9 avant la date limite de production du 1099 formulaires avant le 28 février, vous pouvez toujours déposer vos 1099 avec une mention indiquant que le fournisseur n'a pas fourni de numéro d'identification fiscale. Vous ne serez pas pénalisé pour le fait que le fournisseur ne soumette pas ses informations dans les délais.
Retenue de sauvegarde
Si vous ne possédez pas de formulaire W-9 valide indiquant que le fournisseur est incorporé ou affilié à un organisme gouvernemental et est donc exempté de l'obligation de déclarer 1099, vous devez prélever 28% de la retenue de réserve sur tout paiement futur dû au fournisseur et l'envoyer à l'adresse suivante: les leurs. Vous n'êtes pas obligé de commencer à retenir à la source jusqu'à ce que vous receviez un avis de l'IRS indiquant que le numéro d'identification fiscale du fournisseur n'est pas correct.