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L’économie d’achoppement d’aujourd’hui nécessite une budgétisation prudente et des ajustements financiers. Cela peut vous obliger à écrire une lettre de prolongation vous permettant de retarder un paiement ou deux jusqu'à ce que des améliorations financières soient apportées. Une lettre de prolongation permet aux créanciers de savoir que vous n’avez pas simplement ignoré un paiement, mais qu’il vous a fallu prendre un peu de temps pour vous occuper de questions financières. Il fournit une justification à un créancier et peut être utile pour éviter les rapports de crédit négatifs et les frais en retard.
Écrire une lettre d'extension
Étape
Identifiez à qui écrire la lettre. Les créanciers renvoient souvent les comptes en souffrance et les lettres d'extension aux services de recouvrement. Certains d'entre eux peuvent ne pas être situés à la même adresse où vous envoyez des paiements mensuels. Vous pouvez économiser du temps et des efforts en appelant le créancier et en lui demandant où envoyer une lettre de prolongation. Ne pas le faire pourrait entraîner un délai de traitement plus long et des frais ou intérêts en retard pourraient continuer à être encourus.
Étape
Déterminez pourquoi vous avez besoin d'une extension. Avant d’écrire la lettre, assurez-vous d’identifier la vraie raison de la demande de prolongation. Si vous rencontrez des difficultés pour payer vos factures en raison d’une urgence imprévue, communiquez les détails de cette urgence au créancier. Préparez-vous à démontrer dans votre lettre exactement en quoi cette urgence a entraîné des difficultés financières.
Étape
Écrivez le premier brouillon de la lettre. Le premier projet est un croquis de la dernière lettre. Lors de la rédaction d’un document important, il est préférable d’attendre un jour ou deux avant de le déposer dans la boîte aux lettres. Le premier projet devrait comporter trois parties: l'introduction, le corps et la conclusion. L'introduction dit qui vous êtes et le motif de la lettre. Le corps montre comment les difficultés financières sont survenues et le plan pour remédier à la situation. La conclusion remercie le collectionneur pour sa considération et offre vos coordonnées directes.
Étape
Relisez la lettre et développez les points nécessaires. La relecture consiste à vérifier dans un document les erreurs de grammaire, d’orthographe et de contenu. Identifiez les domaines qui nécessitent des explications plus détaillées. Réfléchissez bien si vous mettez trop d’informations dans le corps de la lettre. Marquez les zones de la lettre qui, selon vous, doivent être modifiées.
Étape
Rédigez un deuxième brouillon de la lettre. Cela va généralement beaucoup plus vite que la rédaction de la première version et devrait être un raffinement de la lettre globale. Prenez le temps de considérer les erreurs identifiées lors de la relecture et, si vous ajoutez ou enlevez des informations, veillez à les relire pour un flux de contenu optimal.
Étape
Finalisez votre lettre et préparez-la pour l'envoi. Parfois, vous jugerez peut-être nécessaire de rédiger plusieurs fois un troisième ou un quatrième brouillon en répétant les étapes 3 et 4. Cette lettre est considérée comme un document sensible et important. Prenez donc le temps de vous assurer que votre copie finalisée indique tout ce qui vous semble approprié pour appuyer votre demande de prolongation. Soyez prudent lors de la préparation de la lettre pour l'envoi. Vérifiez le papier pour la propreté et les taches. Si vous utilisez un ordinateur, imprimez une copie pour vos propres dossiers.