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Si vous exploitez une petite entreprise, vous avez le choix d'utiliser la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice. En comptabilité de caisse, vous enregistrez le revenu lorsque l’argent est collecté lors d’une vente, que ce soit au moment de la vente ou quand un client ou une société de carte de crédit augmente l’argent pour une vente à crédit. La comptabilité d'exercice est conforme aux principes comptables généralement reconnus; vous enregistrez le revenu lorsque vous le gagnez et que vous y avez droit, plutôt que lorsque vous le collectez. Vous pouvez convertir d'un type de comptabilité à l'autre en combinant le dernier état des résultats et les derniers bilans.
Comptabilité de caisse
Le compte de résultat indique le montant des gains et des dépenses réalisés au cours de la période en cours. Si vous utilisez la comptabilité de caisse, vous pouvez connaître exactement le montant de trésorerie que vous avez reçu pour la période directement à partir du compte de résultat. Ce chiffre est la ligne du compte de résultat, généralement appelée revenus, ventes, ventes nettes ou revenus des ventes. Le montant des produits représente l’argent que vous avez réellement reçu des clients pour la période, quelle que soit la date à laquelle la vente a été effectuée. Si vous utilisez la comptabilité de caisse, le compte de résultat révèle directement vos encaissements, sans qu'il soit nécessaire d'effectuer des calculs supplémentaires.
Comptabilité d'exercice
Si vous suivez les principes comptables généralement reconnus (GAAP) et que vous appliquez la comptabilité d’exercice, vous constaterez le revenu lorsqu’il est gagné plutôt que recouvré, et les dépenses lorsqu’elles sont engagées plutôt que payées. Cela donne une bonne image économique des opérations commerciales mais ne révèle pas grand-chose de votre situation financière. Vous pouvez déduire le montant des liquidités que vous avez collectées pour la période en commençant par la ligne du haut, les produits, sur l'état des résultats selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Vous ajustez ensuite ce chiffre avec la variation des comptes à recevoir, qui est un actif de bilan représentant de l'argent gagné mais non encore collecté, reporté dans les deux derniers bilans. Si les comptes sont en baisse, cela signifie que le compte de résultat sous-estime vos rentrées de fonds pour la période en cours, car cette diminution représente les recettes provenant des ventes réalisées - et des revenus réalisés - au cours des périodes précédentes. Inversement, les encaissements sont surestimés si les comptes à recevoir ont augmenté. Pour indiquer correctement les encaissements, ajoutez la modification de compte client au produit des ventes du compte de résultat.
Exemple
Supposons que vous utilisiez la comptabilité d'exercice et que votre compte de résultat actuel montre que vous avez réalisé un chiffre d'affaires de 100 000 USD pour le trimestre écoulé. Le bilan de la fin du trimestre précédent indique que le solde de votre compte client est de 40 000 dollars, alors que votre compte client pour la fin du dernier trimestre était de 30 000 dollars, une différence de 10 000 dollars. En conséquence, vous ajoutez les 10 000 USD au produit des ventes de l'état des résultats de 100 000 USD pour obtenir le montant en espèces que vous avez reçu au cours du dernier trimestre, soit 100 000 USD + 10 000 USD ou 110 000 USD. Si le solde du compte client avait augmenté, vous auriez ajouté un nombre négatif, ce qui aurait réduit les rentrées de fonds pour la période.
Revenu non gagné
Certaines entreprises acceptent les dépôts des clients, c'est-à-dire l'argent que vous recevez pour des produits ou services non encore livrés. Cet argent n'apparaîtra pas dans le revenu déclaré dans un état des résultats selon la méthode de la comptabilité d'exercice, car vous ne l'avez pas encore gagné. L'argent apparaît comme un passif, ce que vous devez, au bilan, généralement qualifié de revenu non gagné. Si vous avez un revenu non gagné, soustrayez le montant du bilan précédent du montant actuel, puis soustrayez cette différence du produit des ventes du compte de résultat actuel. Dans notre exemple, si le revenu non gagné est passé de 8 000 USD à 10 000 USD pour le trimestre, soustrayez la différence de 2 000 USD du produit des ventes ajusté pour trouver le total des fonds reçus de clients pour le trimestre. Dans ce cas, il s’agit de 110 000 $ ((2 000 $)) ou 112 000 $.