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Même si votre client conserve une copie de ses déclarations de revenus, vous êtes toujours tenu de conserver ses relevés d’impôt. L'Internal Revenue Service Bulletin 2012-11 indique que les préparateurs de déclarations de revenus doivent conserver les déclarations de revenus, ainsi que les pièces justificatives correspondantes, pendant au moins trois ans. Dans certaines situations, vous souhaiterez peut-être conserver les enregistrements encore plus longtemps.
Mise à jour des enregistrements
En tant que spécialiste en déclarations, vous vous fiez aux informations que vos clients vous fournissent sur leur situation financière. Cela signifie que vous n'êtes pas responsable des pénalités et des frais si votre client n'a pas dit la vérité sur sa situation fiscale, tant que vous avez agi de manière éthique. Pour cette raison, vous êtes responsable de la conservation des enregistrements fiscaux et de la documentation. Dans le cas d'un audit ou d'une enquête, l'IRS peut assigner ces dossiers à comparaître pour vérifier toute inconduite de votre part. Si vous ne conservez pas vos dossiers, vous pourriez être passible d'une amende de 500 $.
Que garder
Avec la déclaration de revenus principale du client, vous devez conserver une copie de tout document que votre client vous a fourni concernant sa déclaration de revenus. Veillez à conserver:
- Le formulaire principal du client
- Annexes fiscales
- Feuilles de taxe
- Liste de contrôle des déclarations de revenus préparée par le client
- Reçus, relevés bancaires, grands livres généraux ou autres informations financières fournies par le client.
L'IRS vous permet de conserver la documentation dans un format physique ou électronique.
Plage de temps
L’IRS prescrit que les préparateurs de déclarations conservent les informations pour une minimum de trois ans à partir de la date de production de la déclaration de revenus. Cependant, vous souhaiterez peut-être conserver les documents plus longtemps. Bien que le délai de prescription soit de trois ans pour la plupart des déclarations, l'IRS dispose d'un délai de prescription plus long pour des circonstances particulières.
Par exemple, l'IRS peut vérifier sept ans en arrière si le contribuable a déclaré une perte sur des titres sans valeur et six ans s'il a déclaré plus de 25% de son revenu. Bien que vous ne soyez pas obligé de conserver des enregistrements plus de trois ans, cela peut être utile pour votre client s'il fait l'objet d'une enquête par l'IRS.