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L'IRS a plusieurs départements, tels que des particuliers, des entreprises ou des organismes de bienfaisance. Les lettres correctement adressées seront acheminées vers le bon département et recevront une réponse rapide. Indiquez clairement le sujet de votre correspondance, identifiez-vous ou identifiez votre société, référencez la correspondance pertinente de l'IRS, indiquez vos numéros sous forme de points numérotés et incluez les pièces jointes correspondantes. Des pièces jointes non pertinentes peuvent retarder votre réponse. Ces directives traitent des lettres envoyées par la poste mais sont tout aussi pertinentes pour les courriels ou les formulaires remplis sur le site Web de l'IRS.
Conditions générales d'Utilisation
Tenez-vous en aux faits, soyez poli, n’adoptez pas un ton de confrontation et n’ayez pas peur. Si vous n'avez pas payé d'impôts ou caché des informations à votre insu, énoncez calmement votre cas, offrez votre coopération pleine et honnête et demandez une solution. Si vous êtes à court d'argent et que vous n'êtes pas en mesure de payer, informez l'IRS et établissez un plan de paiement adapté à votre budget. L'IRS n'est pas là pour vous chercher si vous êtes du bon côté de la loi.
Site Web de l'IRS
Avant de compiler votre lettre, visitez le site Web de l'IRS. Le site Web contient une base de connaissances contenant les réponses aux questions les plus fréquentes, une section "Contacter l’IRS" avec des informations utiles pour la correspondance postale, téléphonique et électronique, ainsi que d’autres sections pouvant vous aider à résoudre votre problème ou à simplifier votre correspondance avec l’IRS.
Lignes directrices
Si vous répondez à une lettre de l'IRS, celle-ci devrait contenir des informations sur le département, un numéro de référence, son objet et la date. Incluez ces informations en haut de votre réponse mot à mot.
Identifiez le service IRS correspondant à votre problème, si vous le pouvez. Incluez des informations sur le département en haut de votre lettre, telles que "Particulier". Ensuite, incluez une ligne d'objet pour votre problème, par exemple "Impossible de payer les taxes en souffrance". Gardez la ligne d'objet concise, idéalement sur une seule ligne. Ensuite, incluez vos coordonnées en commençant par votre numéro de sécurité sociale ou votre numéro d’identification fiscale et votre nom ou celui de votre société.
Vous pouvez commencer par un "Cher Monsieur" anonyme ou passer la salutation et écrire directement sur votre problème. Dans le corps de votre lettre, énoncez clairement votre ou vos problèmes à la première personne. Par exemple, "je suis au chômage et je n’ai pas l’argent pour payer la taxe impayée". Si vous le pouvez, proposez une solution, par exemple: "Je voudrais demander un délai de six mois. Je m'attends à trouver un emploi dans les six mois et je pense pouvoir payer le solde restant". Ne pas inclure les pièces jointes telles qu'une lettre de licenciement ou des copies de formulaires fiscaux déjà déposés auprès de l'IRS.
Le cas échéant, par exemple si vous souhaitez produire une déclaration modifiée ou corrigée, joignez le formulaire approprié, dûment rempli et signé, ainsi que les pièces jointes pertinentes qui ont changé depuis votre production initiale.
Si vos informations de contact ont changé, incluez vos nouvelles informations de contact et votre numéro de téléphone. L'IRS appelle souvent les déposants s'il a des questions. Terminez votre lettre poliment.
Faites une copie de votre lettre et de vos pièces jointes dans votre dossier. Si vous ne recevez pas d'accusé de réception ou de réponse dans les six semaines, contactez l'IRS pour vérifier s'il a bien reçu votre lettre.