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Les contrats de location à long terme relatifs à un terrain ou à des bâtiments contiennent souvent des dispositions relatives à l'enregistrement. Cela est particulièrement vrai dans le contexte de la location commerciale. La disposition relative à l’enregistrement permet à l’une ou l’autre partie d’enregistrer le contrat de location ou un avis du contrat de location avec le comté. Le but général de l’enregistrement d’un bail est de créer un intérêt prioritaire dans les archives publiques concernant le bien loué.
Documents fonciers du comté
Chaque comté a nommé un officier responsable des registres fonciers, souvent appelé enregistreur de comté, pour conserver des archives publiques relatives à la propriété et au titre de tous les biens immobiliers situés dans ce comté. Le bureau des archives foncières du comté stocke des copies de tous les documents enregistrés qui se rapportent à un intérêt quelconque dans l'immobilier, et ces documents enregistrés sont disponibles pour inspection et recherche par le public.
Enregistrement
Enregistrer un contrat de location signifie déposer une copie du contrat de location auprès du bureau des registres fonciers du comté. Le bureau d'enregistrement foncier facturera des frais d'enregistrement minimes et apposera sur le haut du contrat de bail un timbre d'enregistrement indiquant la date, l'heure et le numéro d'entrée du document enregistré. Le comté tient ensuite un index de tous les documents enregistrés afin que le grand public puisse rechercher et examiner ces documents.
Objectif
De nombreux statuts prévoient que l’enregistrement est nécessaire pour créer un bien immobilier à long terme. Certains intérêts fonciers peuvent être invalides s'ils ne sont pas écrits dans un document enregistré avec le comté. En outre, si le propriétaire d'un bien vend le bien et que le contrat de location n'a pas été enregistré, le futur propriétaire du bien ne sera pas lié par les termes du contrat de bail. L'enregistrement met en garde tous les futurs achats de propriétés que le contrat de location existe, ce qui oblige tous les futurs acheteurs de biens immobiliers à être liés par les termes du contrat de location s'ils achètent les biens loués au propriétaire.
Avis privé
Certains propriétaires ou locataires ne veulent pas que toutes les conditions du contrat de location soient rendues publiques. Le contrat de location peut contenir des informations confidentielles que le propriétaire ou le locataire souhaite garder confidentielles. En conséquence, il est courant d’enregistrer un avis de contrat de location qui identifie le contrat de location en général, mais ne l’enregistre pas réellement. L'enregistrement d'un avis protège l'intérêt prioritaire du contrat de location sans divulguer les conditions privées du contrat de location.