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Lorsque vous n'obtenez pas le service souhaité ou attendu d'une entreprise, vous devrez peut-être déposer une réclamation auprès du service clientèle. Parfois, c’est votre seul moyen de résoudre un problème. Si vous avez vainement parlé aux représentants, aux caissiers, aux correspondants et aux superviseurs de l'entreprise, le dépôt d'une plainte formelle peut permettre de résoudre votre problème rapidement. Lorsque vous serez prêt à déposer une plainte, vous devrez peut-être rassembler certaines informations et suivre les étapes et procédures appropriées. Différentes entreprises ont des procédures différentes pour déposer des plaintes.
Étape
Appelez la société contre laquelle vous déposez la plainte et demandez-leur la procédure à suivre pour déposer une plainte auprès du service clientèle. Certaines entreprises vous autorisent à déposer une plainte en ligne et d'autres voudront que vous mettiez votre plainte par écrit. Suivez leurs instructions à la lettre. Si votre plainte concernant le service clientèle doit être écrite, procurez-vous la bonne adresse pour le service concerné. Déterminez si votre lettre doit être adressée à une personne en particulier ou simplement à un département.
Étape
Recueillez toutes vos informations. Vous aurez peut-être besoin du nom de la personne avec laquelle vous avez parlé, si elle est à l'origine de votre plainte. Obtenez les noms de toutes les personnes à qui vous avez parlé, y compris les superviseurs. Notez le nom du département ainsi que le numéro de téléphone du département. Si vous connaissez les dates et heures auxquelles vous avez parlé avec des personnes, incluez-les dans votre document. Parfois, vous pouvez passer plusieurs jours à discuter avec différentes personnes pour tenter de résoudre un appel de service. Notez tous les autres détails auxquels vous pouvez penser concernant votre réclamation concernant le service clientèle.
Étape
Ecrivez votre lettre. Lorsque vous écrivez votre lettre, assurez-vous de ne laisser aucune information. Ecrivez l’ordre dans lequel les choses se sont passées et l’ordre dans lequel vous avez parlé à certaines personnes. Vous devez également expliquer en détail le sujet de votre plainte. Fournissez autant de détails que possible. Incluez les étapes que vous avez suivies pour résoudre le problème. Expliquez pourquoi l'entreprise doit prendre les mesures nécessaires pour corriger votre situation. Dites à la société que vous vous attendez à recevoir de leurs nouvelles dans un avenir très proche.
Étape
Envoyez votre lettre. Joignez à votre lettre toute photocopie de tout document susceptible d’aider votre cas. Conservez une copie de votre lettre pour vos dossiers. La société devrait revenir avec vous dans un délai raisonnable. Accordez-leur 10 à 15 jours pour répondre. Vous voudrez peut-être envoyer une copie de votre lettre à toutes les personnes à qui vous avez parlé, ou à tout le moins au superviseur du service concerné.
Étape
Faites un suivi avec l'agence appropriée. Si vous estimez que vous ne pouvez pas résoudre votre problème, vous devrez peut-être contacter la Commission fédérale du commerce (FTC), le Bureau d'éthique commerciale, une agence d'évaluation du crédit ou même le bureau du procureur général. Ils auront également leurs propres procédures pour enregistrer les plaintes.