Table des matières:
- Préparez-vous à l'écriture
- Identifiez-vous
- Énoncez clairement votre entreprise
- Soyez poli, même si vous vous plaignez
- Relisez votre lettre et vérifiez l'adresse
- Envisagez d'utiliser un courrier certifié
Écrire une lettre appropriée à votre propriétaire n'est pas très différent d'écrire d'autres types de lettres commerciales. Vos lettres doivent communiquer, de manière civile et polie, vos préoccupations et les solutions que vous espérez obtenir. Une lettre bien écrite peut contribuer grandement à résoudre les problèmes que vous pourriez avoir avec votre propriétaire et peut même améliorer votre relation.
Préparez-vous à l'écriture
Rédiger une lettre importante à quelqu'un nécessite une préparation préalable. Cela est particulièrement vrai si vous avez une relation antagoniste avec votre propriétaire ou si vous vous plaignez d'un problème grave et non résolu. N'écris jamais quand tu es en colère. Attendez d'être calme avant d'écrire. Si vous écrivez sur un problème couvert par votre bail ou par les lois des propriétaires locataires, examinez les deux avant de rédiger. Votre lettre sera plus convaincante si vous pouvez citer des statuts juridiques ou des clauses de bail pour justifier vos demandes.
Identifiez-vous
Assurez-vous que votre locateur sait de qui il parle en indiquant votre nom et votre adresse dans votre lettre. Si vous êtes dans un bâtiment ou un complexe qui porte un nom, utilisez-le également. Si vous souhaitez obtenir une réponse rapide de votre propriétaire, indiquez votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et informez-en le meilleur moment.
Énoncez clairement votre entreprise
Expliquez clairement le but de la lettre et quelles mesures, le cas échéant, vous souhaitez que votre locateur prenne. Si vous demandez une réparation, indiquez-le dans votre lettre et informez votre propriétaire du moment opportun pour planifier une visite d'entretien. Si vous informez le propriétaire que vous ne renouvelez pas votre bail, expliquez-le dans les premières phrases, puis informez le propriétaire de la date de votre déménagement et de votre nouvelle adresse afin qu'il sache où envoyer votre dépôt.
Soyez poli, même si vous vous plaignez
Il est facile d'être frustré par un propriétaire qui ignore les demandes répétées de réparation ou refuse de traiter avec des voisins bruyants. Cependant, il est important d'être poli et raisonnable. Votre locateur peut considérer l'impolitesse ou le sarcasme comme une justification pour ignorer votre lettre ou même pour ne pas renouveler votre bail. Adoptez une approche fondée sur les faits lorsque vous répondez à vos préoccupations et demandez des solutions.
Relisez votre lettre et vérifiez l'adresse
Les fautes d'orthographe et de ponctuation nuisent à la crédibilité de votre lettre. Passez en revue votre lettre et lisez-la à voix haute pour vous assurer qu’elle circule bien. Demandez à un ami ou à un membre de votre famille de lire la lettre. Elle peut repérer les erreurs que vous avez manquées et vous donner des informations sur la clarté et le ton de votre lettre.
Envisagez d'utiliser un courrier certifié
Le courrier certifié vous fournit une preuve d'envoi et une preuve de livraison ou de tentative de livraison. Avoir une preuve de vos communications peut être utile si la situation dégénère. Dans certains endroits, vous devez utiliser du courrier certifié pour envoyer certains types de lettres à votre propriétaire. Par exemple, dans le Maryland, un locataire a le droit d'assister à l'inspection du déménagement de son propriétaire s'il informe son propriétaire de sa nouvelle adresse par courrier certifié 15 jours avant son déménagement.