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Des systèmes d'enregistrement foncier sont en place à travers les États-Unis pour assurer le suivi de la propriété, des taxes foncières et d'autres questions connexes. Généralement, ces tâches sont divisées en comtés, sous le contrôle du greffier du comté, du greffier du tribunal ou du registre. Lorsque des documents de propriété officiels, tels que des actes de concession, sont soumis à un responsable de comté pour être enregistrés, le comté enregistre le document en utilisant son système spécifique. Certains comtés choisissent d’utiliser les numéros d’instrument comme méthode de conservation des données.
Grant Deed
Les actes de concession sont couramment utilisés dans l'État de Californie lorsque la propriété est vendue. Ce type d’acte est semblable à un acte de garantie. Les actes de garantie fournissent à l'acheteur, ou au bénéficiaire, la connaissance qu'il reçoit la propriété sans privilège et que personne d'autre ne peut revendiquer la propriété. L'acte de garantie indique également que le vendeur, ou le cédant, fournira une assistance juridique au bénéficiaire si une réclamation concernant la propriété se présente à l'avenir. L'acte de subvention ne porte généralement pas cette garantie.
Caractéristiques
Les lois des États et des comtés exigent que les actes d’inclusion soient accompagnés de certains renseignements afin que ceux-ci soient considérés comme valides et enregistrables. En Californie, les noms du cédant et du bénéficiaire doivent être listés et épelés correctement. Une adresse de retour doit être indiquée pour que l’enregistreur puisse renvoyer le document. Le format de papier standard est de 8,5 sur 11 pouces. Les plus grands formats de papier sont facturés des frais d'enregistrement supplémentaires. Les documents soumis pour enregistrement doivent contenir les signatures originales. Les signatures doivent être reconnues par un notaire à l'aide d'un formulaire standard d'accusé de réception tout usage en Californie. Un formulaire de déclaration préliminaire de changement de propriétaire peut être nécessaire dans certains cas.
Enregistrement
Lorsque l'acte est terminé, il peut être présenté au greffier du comté. Chaque comté perçoit des frais d'enregistrement, qui peuvent varier. Assurez-vous d'apporter un chèque ou d'encaisser le montant correct au bureau du graveur. Si des taxes de transfert sont applicables, elles sont également dues à ce moment-là. L'enregistreur vérifie l'exactitude du document et vérifie le montant dû. Si tout est correct, le document est soumis pour enregistrement.
Numéro d'instrument
De nombreux comtés utilisent des numéros d’instrument, ou numéros de document, pour organiser les actes et les documents de propriété archivés. Le système de numérotation spécifique varie selon les pays. Certains utilisent une méthode de date et heure, tandis que d'autres utilisent une approche de numérotation continue. Lorsque le document est soumis pour enregistrement, il est généralement numérisé par ordinateur et copié dans un système d'archivage. Ensuite, un numéro d'instrument lui est attribué en séquence. Une fois que le système a attribué le numéro, celui-ci est apposé sur l'acte réel. Certains pays utilisent également un code à barres pouvant être scanné avec le numéro d’instrument pouvant être imprimé sur l’acte. Le numéro de l’instrument sera trouvé sur la première page de l’acte enregistré lorsqu’il sera retourné au bénéficiaire. Ce numéro peut être utilisé pour référencer ou rechercher l'acte à l'avenir.