Table des matières:
- Taux standard IRS
- Radiations de kilométrage non professionnel
- Kilométrage admissible
- Tenue de documents pour le remboursement
- Option de frais réels
Les employeurs qui demandent aux employés d’utiliser leur propre voiture pour effectuer le travail paient un remboursement du kilométrage. La raison est simple. Les employeurs peuvent mieux recruter et conserver des employés de qualité en les dédommageant du coût de la conduite liée au travail. Le remboursement du kilométrage couvre les dépenses liées à la conduite de véhicules à moteur tels que les voitures, les fourgonnettes et les VUS.
Taux standard IRS
Chaque année, l’Internal Revenue Service fixe un taux standard pour l’utilisation commerciale des véhicules. Par exemple, en 2015, le taux était de 57,5 cents par mille. Le taux de remboursement sert à calculer le montant de la déduction fiscale lorsque les voyages liés au travail ne sont pas remboursés. Le tarif d'entreprise standard couvre le coût d'exploitation d'un véhicule moyen, y compris l'essence, l'entretien et les réparations, les assurances et l'amortissement.
Radiations de kilométrage non professionnel
Certains remboursements concernent la conduite non professionnelle, mais restent admissibles à un allégement fiscal. Les déplacements pour raisons de déménagement ou pour raisons médicales pourraient être déduits ou remboursés à 23 cents par mile à partir de 2015. Le taux de conduite pour les activités de bienfaisance est fixé par la loi à 14 cents par mile.
Kilométrage admissible
HR Hero indique que trois critères doivent être remplis pour que le remboursement du kilométrage soit considéré comme une dépense d'entreprise. Premièrement, le remboursement ne peut être payé que pour les voyages directement liés au travail. Les déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail habituel ne sont pas des déplacements qualifiés. Deuxièmement, les employés doivent documenter la conduite liée au travail. Enfin, un employé doit retourner tout montant de remboursement excédentaire payé. Les employeurs n'incluent pas les remboursements de kilométrage admissibles dans leurs revenus, ils sont donc entièrement exempts d'impôt pour l'employé. Un employeur peut radier le montant en tant que dépense d'entreprise.
Tenue de documents pour le remboursement
Les employés tiennent généralement un journal de kilométrage pour documenter leur conduite au travail. Cela commence au premier jour de l’année où la voiture est utilisée pour des affaires et se termine au kilomètre indiqué le dernier jour. Chaque entrée doit indiquer la date, le motif commercial du kilométrage et le lieu où vous vous rendez. Les lectures de compteur kilométrique de début et de fin doivent être enregistrées. Les employeurs utilisent ces informations pour calculer les remboursements de kilométrage en multipliant les kilomètres parcourus selon le taux standard de l'IRS.
Option de frais réels
Les employeurs n'utilisent généralement pas les dépenses réelles liées aux véhicules en raison des exigences en matière de conservation des documents. Toutefois, les employés peuvent utiliser les dépenses réelles si elles dépassent le montant du remboursement. Pour utiliser les coûts réels, un employé doit tenir un journal de kilométrage et les enregistrements des paiements d’assurance, des achats d’essence, des réparations et de toutes les autres dépenses liées au véhicule. Une fois que cet employé utilise les dépenses réelles, il ne peut plus utiliser le taux standard si une dépréciation accélérée est demandée. Seules les dépenses proportionnelles à l'utilisation professionnelle du véhicule peuvent être réclamées. Par exemple, si 25% des kilomètres parcourus au cours d’une année sont liés au travail, 25% des dépenses réelles en véhicules peuvent être amortis.